всегда есть такой помощник
10 навыков которые сделают из вас эффективного помощника руководителя
Спорим, что на вас, как помощника руководителя, уже неоднократно навешивали ярлыки.
Конечно, это обидно. Несмотря на то, что характеристика помощника как «секретаря» несет в себе определенную долю правды, такое описание полностью перечеркивает ценность всей вашей работы.
Возможно, более точным описанием могло бы стать:
Стратегический партнер. Доверенное лицо. Бизнес помощник. Профессиональный решатель проблем.
Только задумайтесь – множество организационных инструментов, приложения для создания записей, платформы для переговоров и электронные ежедневники привели к тому, что руководители сейчас стали гораздо более независимыми, чем когда-либо прежде. На самом деле, сегодня руководству нужно гораздо меньше, а вовсе не больше, помощников.
Но все же, сейчас помощников руководителя можно считать более ценными сотрудниками, чем несколько десятилетий назад.
Как такое могло случиться?
Все очень просто. Функции помощника трансформировались – теперь он не столько оказывает поддержку руководителю, сколько выполняет более стратегические задачи. Современные руководители обращаются к помощникам не за решением административных вопросов, а для получения стратегического совета, технической поддержки и критического анализа ситуации. Предполагается, что помощники должны разбираться в таких обширных областях, как управление проектами, планирование мероприятий и внутрикорпоративные коммуникации.
Столь ответственная должность требует обладания определенными навыками на уровне эксперта. Поэтому не важно, собираетесь ли вы строить карьеру в роли помощника руководителя или планируете использовать эту должность в качестве трамплина к работе своей мечты, есть определенный набор необходимых навыков, который поможет впечатлить начальство и принести максимальную пользу коллективу.
Чрезвычайная изобретательность
Как часто руководитель просил вас делать невозможное?
Хороший помощник знает, что справляться с невыполнимыми задачами – это в порядке вещей. Для этого вам потребуется немалая смекалка и упорство, чтобы просто взять и сделать этот кошмар.
Проблема в том, что и в нормальной ситуации достать два места около поля на игру Лейкерс достаточно сложно. А ситуация была далеко не нормальной. Шла серия плей-офф. Это были самые редкие билеты в городе.
Я никогда не забуду, что она сделала, когда начальник вернулся в кабинет.
Она помедлила, перевела дух и немедленно взялась за работу. Она изучила все сайты с билетами, обзвонила компании по продаже билетов, проверила все объявления в электронных изданиях. Когда все оказалось напрасно, она позвонила своим знакомым помощникам – она просила об ответной услуге и обещала помощь в будущем.
Честно говоря, я до сих пор не знаю, как ей это удалось. Но я точно видел ее начальника и его гостя по телевизору в тот вечер, и они сидели у самого поля и веселились вовсю каждый раз, когда Коби забрасывал трехочковый.
Стрессоустойчивость
Давайте называть вещи своими именами – руководители попадаются не сахар! У большинства из них очень напряженная работа, и этот стресс может выливаться на вас.
Учебная тревога случается не каждый день, но вам просто необходимо уметь работать в самых стрессовых ситуациях, которые однажды обязательно случатся.
Возвращаясь к предыдущему примеру, помощнице удалось раздобыть билеты на игру не только благодаря смекалке – прежде всего, ей удалось успокоиться.
Она сохраняла хладнокровие, столкнувшись со сложной задачей, которую необходимо было выполнить в крайне сжатые сроки. У нее уже был подобный опыт, и она знала, что, если она успокоится и сосредоточится на том, что может контролировать – на собственных усилиях, она сможет добиться определенного результата.
Знакомство с последними технологиями
Помимо традиционных рабочих инструментов, таких как Microsoft Office или Google G-suite, современный помощник должен профессионально разбираться в бесконечных системах, приложениях и надстройках, которыми пользуются руководители. То есть, может потребоваться знание Slack, Calend.ly, Evernote, Hootsuite, Salesforce и Zuora – и это только некоторые из длинного списка программ.
При возникновении технических неполадок, у помощника редко есть время дожидаться, пока специалист по ИТ все починит. Возможность решать проблемы за начальника – абсолютно необходимый навык. Особенно, это характерно для небольших молодых компаний, где помощник руководителя – самая очевидная альтернатива ИТ-специалисту.
Масштабное мышление
Лучшие помощники становятся доверенными лицами и советниками своих руководителей.
Помните, что перед вами открыты возможности, которыми обладают очень немногие сотрудники компании. Вы общаетесь с персоналом любых уровней и, возможно, контактируете с самыми разными отделами.
Но чтобы служить резонатором для своего начальника, прежде всего, вам потребуется четкое понимание работы компании. Тогда из разрозненных элементов вы сможете создать общую картину целей компании.
Если вы не уверены, что до конца понимаете все нюансы работы своей компании и фирм-конкурентов, есть простой и приятный способ быстро во всем разобраться – обед!
Каждую неделю приглашайте на обед представителей разных отделов, чтобы лучше разобраться в их работе и роли отдела в общей миссии компании.
Подойдите к проблеме со всей дотошностью. Спрашивайте о самых больших достижениях отдела. И о самых сложных задачах. И о том, кто из конкурентов лишает их сна. О том, что бы они изменили в компании и в отрасли в целом, если бы имели волшебную палочку?
После разговора запишите два-три основных вывода и всегда держите их под рукой.
Это отличный способ не только наладить отношения внутри компании – вскоре у вас появится основательное понимание деятельности компании, которое необходимо для того, чтобы делиться ценными наблюдениями со своим начальником.
Беспощадная расстановка приоритетов
Хороший помощник помогает руководителю отгородиться от отвлекающих факторов и сосредоточиться только на самых срочных вопросах и наиболее производительной деятельности.
Проще говоря, помощники должны помочь начальникам расставить приоритеты, и в этом они не должны терпеть ни малейших возражений.
Для этого вам потребуется способность рассуждать здраво и уметь выделять те задачи, которые требуют внимания, и те, о которых лучше забыть. Но это не только ваша обязанность. Над расстановкой приоритетов вы работаете вместе со своим начальником. И со временем у вас будет получаться все лучше и лучше.
Самый важный первый шаг заключается в том, чтобы четко видеть стратегические цели. Проще говоря, нельзя расставить приоритеты, если у вас нет четкого понимания общих целей, которыми вы руководствуетесь.
Само собой разумеется, что организованность является обязательным качеством для помощника руководителя. Задачи, которые ставятся перед помощниками имеют сжатые сроки выполнения и постоянно меняются, поэтому нельзя терять драгоценные секунды на неорганизованность. Фактически, хороший помощник руководителя разрабатывает системы организации и совершенствует существующие запутанные процессы.
Стратегическая многозадачность
Да, мы знаем, что многозадачность – это миф. Наш мозг не способен справляться с более чем одной сложной задачей за раз.
Однако снова и снова мы слышим от помощников руководителей, что некоторая способность справляться с несколькими задачами одновременно является необходимой на этой должности.
Секрет состоит в том, чтобы объединять простые задачи, например, бронирование билетов и составление ответов на электронные письма. А пока вы ждете ответа от оператора, почему бы быстро не рассортировать файлы или не ввести информацию в компьютер?
Однако надо четко выделять задачи, требующие наибольшего внимания и выполнять их по очереди. Но при возможности, стоит совмещать их с деятельностью, требующей меньше внимания, чтобы максимально эффективно использовать время.
Как еще можно сделать больше работы за то же время? Вот, в чем фокус.
После расстановки приоритетов, посвящайте каждой задаче 100% внимания, даже если ваши мысли снова и снова возвращаются к задачам, которые вам только предстоит выполнить. Многие специалисты с высокой производительностью труда пользуются техникой Помидора, чтобы справиться со всеми запланированными делами.
Просто выберите задачу, выставите таймер минут на 25 и сосредоточьтесь исключительно на работе, пока время не выйдет. Отдохните и повторите с начала. Постепенное увеличение времени поможет легче научиться сосредотачиваться.
Профессиональные навыки общения (и любовь к правде)
По тем же самым причинам, навыки общения являются исключительно важной составляющей профессии помощника руководителя. Помощники – это секретарь по связям с общественностью для своего начальника. Нередко ваши слова считаются равносильными словам руководства, поэтому отточенные навыки написания писем и знание этикета телефонных переговоров просто необходимо. Кроме того, вы должны уметь четко и ясно обрисовать ситуацию, а также время от времени проявлять настойчивость.
Многие помощники де-факто берут на себя обязанности по внутрикорпоративному общению, а также составляют письма от лица руководства. Такие письма могут быть адресованы целым отделам – даже целым компаниям – поэтому вам не обойтись без идеальных навыков письма.
Более того, общение – это основа. Большая часть навыков, перечисленных в этой статье не могут существовать отдельно от общения.
И не стоит забывать еще об одной вещи, когда речь идет об общении – хороший помощник знает, что всем заправляет правда.
Не забывайте, что руководство захочет испробовать на вас свои идеи или изучить вашу реакцию на выдвигаемые предложения. Но это возможно, только если вы высказываете свою настоящую точку зрения.
Вашему начальнику не нужен человек, который будет во всем с ним соглашаться. Он хочет (и ему это действительно нужно) услышать, что вы думаете на самом деле.
Поэтому говорите правду. Случается, что руководители живут в своем мире. И время от времени вам придется возвращать их к реальности.
Скорость и решительность
В быстро меняющемся мире помощников руководителя нет времени ходить вокруг да около. Хороший помощник обрисовывает ситуацию, собирает необходимую информацию, задает правильные вопросы и потом, что самое важное, действует.
Конечно, вы редко можете получить всю необходимую информацию. Но лучше всего действовать быстро и уверенно и сдвинуть работу с мертвой точки, чем сидеть и ждать дополнительных пояснений или, что еще хуже, разрешения.
Тренер в области принятия решений Нелл Макшейн Вулфхарт (Nell McShane Wulfhart) выделяет 4 шага, которые помогут принимать более быстрые и удачные решения. Вот что, по мнению Вулхарта, необходимо делать, когда вам предстоит принять важное решение:
Толстокожесть и чувство юмора
Дело тут вот в чем. Несомненно, у вас ответственная работа. И у начальника, рядом с которым вы работаете дни напролет – тоже. Возможно, вы принимаете серьезные решения, которые влияют на будущее вашей компании и жизнь людей, которые с вами работают.
Дмитрий СТЕПАНОВ
ПРОДЮСЕР ФОРУМА
Форум Персональных Ассистентов 2021
IX Всероссийский Форум ассистентов, помощников и секретарей первых лиц компаний. Карьерная лестница, повышение квалификации и личностное развитие.
Оглавление:
Личный помощник для удаленной работы
Плюс, такой специалист может и помогать в профильном направлении: редактировать фото, вычитывать тексты. Это классическая удаленная работа, которая позволяет получать прибыль и не терять профессиональные умения. Личный руководитель, как правило, ищет себе онлайн-помощника, поскольку непосредственно руководитель также задействован именно в среде Интернет. разумеется, что настроить удаленно работу реального офиса намного сложнее, чем виртуально.
Основные навыки личного помощника
Если бы я искала такого человека, то оценила его личный опыт удаленной работы: какими программами владеет, что может делать, насколько быстро реагирует на поставленные задачи. Разумеется, ассистент-помощник должен быть ответственным, многозадачным, не пропадать, постоянно быть онлайн.
Дополнительные навыки личного помощника
Принимая в внимание, что личный помощник руководителя должен быть современным и мульти задачным, обязанности постоянно расширяются и дополняются новыми умениями. Среди них выделю такие:
Несомненным преимуществом есть то, что работодатель может сам удаленно обучать со временем личного помощника, когда в этом появляется необходимость. Например, вести деловую переписку или телефонные холодные звонки, работать с клиентами, предлагать услуги.
Основные клиенты удаленного работника
Традиционный портрет помощника руководителя включает планирование встреч, организацию мероприятий, но с учетом онлайн-природы, к соискателю выдвигаются немного другие требования от разных клиентов. Среди ТОП-овых заказчиков стоит выделить:
Отдельно выделяется личный помощник инфобизнесмена, в обязанности которого входит ответы на звонки, размещение рекламы, поиск рекламодателей, регистрация аккаунтов в социальных сетях. А вот опытный помощник ип может дополнительно заниматься подготовкой налоговой отчетности, брать на себя решение части юридических вопросов. Есть еще ряд компаний, которые открывают вакансии с указанием стоимости услуг личного помощника, например, Локалс. Фактически, это риелтор, который получает ставку и % от успешно проданных или купленных, сданных в аренду квартир, офисов, апартаментов, складов. Достаточно интересно, но удаленные вакансии в Москве, представленные на сайтах по поиску работу, подразумевают, что личный помощник будут работать в сфере туризма (бронь отелей, билетов, поиск вариантов размещения), в сегменте недвижимости (риелтор), помощь в подготовке документов для тендерных закупок, переводчик, рекламист, администратор кампаний.
Карьерный рост удаленного работника
Сколько зарабатывает личный удаленный помощник?
Проанализировав вакансии и их условия, чтобы стать личным помощником руководителя, могу отметить, что средняя стоимость услуг в месяц порядка 30-35 тыс. рублей. При этом в оффлайн-режиме предлагают, как правило, официальное трудоустройство, 8-ми часовой рабочий день, оплачиваемый отпуск. Во время собеседования называется заплата на испытательный срок, а также она может варьироваться в зависимости от опыта помощника, его навыков, умений, возможностей. В столичном регионе и Санкт-Петербурге можно найти предложения выше 60 тыс. рулей, но при этом сразу уточняются условия:
Существует несколько способов начисления оплаты личному помощнику, как правило, указываются в описании к вакансии. Среди наиболее популярных остановлюсь на:
Расценки на услуги и список основных дел для удаленных помощников (на основе данных с бирж фриланса)
Зависит оклад не только от щедрости руководителя, но масштабности компании, конкретных результатов работы за определенные периоды. Но эта надомная работа без вложений позволяет зарабатывать с любой точки мира и постоянно развиваться. А больше об особенностях и секретах фриланса в обзоре на GQ Blog Monitor.
Например, личный помощник звезды шоу-бизнеса или артиста не только покупает билеты на самолет, но и учувствует в формировании сетки гастролей, отвечает за костюмы, оформляет райдер. А изучив вакансии на сайтах и биржах фриланса на должность личного помощника удаленно, можно заметить, что редко предлагается выполнить пробное ТЗ или тест на определения навыков компетентности. Как правило, изначально работа начинается с испытательного срока.
Найти работу личного помощника руководителя можно с предложением доп услуг: прозвон клиентов, заполнение карточек товара, формирование рекламного пакета, продвижение в соцсетях, а такие навыки лучше указать резюме. Подобный заработок в интернете для новичков в реальных условиях даст больше знаний и научит координации, основам тайм-менеджмента куда лучше ВУЗов или советов в книгах. Подводя итог, уточню: сегодня вакансии для удаленного личного помощника от прямого работодателя представлены широко. С одной стороны, не надо содержать штатную единицу, с другой такой подход доказывает современный трансграничный подход в бизнесе. Желаю вам найти порядочных заказчиков и развиваться карьерно в этом направлении.
Четыре типа личных ассистентов бизнесмена: выбираем нужного помощника
Недавно один известный бизнесмен пригласил тридцать пять лучших бизнес-тренеров в уединенное место в Джексон-Хоул, штат Вайоминг. Вместе со специалистами он обсудил различные аспекты лидерства и способы, которыми владельцы бизнеса могут создавать стратегические преимущества и прорывные результаты для себя и своих компаний. Отдельное внимание в этой дискуссии было уделено проблемам управления временем, или тайм-менеджменту.
Как лучше всего использовать время?
Этот вопрос вызвал оживленный разговор о лучших способах, которые нашел для себя каждый из присутствующих. И стало ясно, что чрезвычайно успешные предприниматели теряли драгоценное время, потому что их помощники не были достаточно способны или достаточно уполномочены, чтобы выполнить требуемую от них работу. Сама собой дискуссия о времени плавно перетекла в разговор о важности найма помощников, которые лучше всего соответствуют потребностям своего начальника.
Дискуссия о помощниках
Присутствующие сравнили свой опыт двадцати пяти лет работы в разных компаниях и в разных городах. У каждого имелись такие помощники, которые работали из офиса или удаленно, за тысячи километров от начальника. В процессе дискуссии собравшиеся выделили четыре типа личных помощников руководителя и определили, что наем правильного сотрудника имеет решающее значение для использования времени бизнесмена.
Первый тип: мальчик на побегушках
Помощники первого типа требуют прямых указаний и тщательного надзора. Они могут перемещать объекты из точки «А» в точку «Б», могут отправлять электронные письма от имени начальника при условии, что им скажут, что именно написать. Они могут сканировать документы и хранить их в папках в соответствии с инструкциями. Другими словами, мальчику на побегушках нужен подробный комментарий каждого следующего шага.
Второй тип: администратор
Администраторы значительно более автономны, чем первый тип личных помощников. Ассистенты второго типа могут действительно помочь грамотно использовать время своего начальника. Они следуют известным процессам и процедурам, чтобы получить известные результаты. Они преуспевают с конкретными, определенными задачами.
Но если ситуация становится неоднозначной и от администратора требуется проявить смекалку или справиться с задачами, где успех не гарантирован, они боятся совершить ошибку. Такой помощник знает, что придется нести ответственность, поэтому неохотно проявляет личную инициативу.
Таким образом, администраторы могут сэкономить значительно больше времени начальника, чем мальчик на побегушках, но они будут уклоняться от задач, где помощь и инициатива может быть наиболее ценной.
С продуманными заданиями администраторы, чувствуют себя наиболее комфортно. Исходные данные хорошо обработаны, а необходимые шаги изложены четко заранее.
Третий тип: помощник руководителя
Таких ассистентов не отпугивает неопределенность. Они могут взять неясное задание и выяснить в определенных границах, как лучше всего его выполнить. Они могут обрабатывать весьма расплывчатые задачи и «довести их до ума».
Отличие от второго типа
В отличие от администратора, исполнительный помощник способен проявить инициативу и взять на себя ответственность за результат. Ему можно доверить эскизное задание, не имеющее четких границ, и сказать что-то вроде: «Вот то, что я пытаюсь выполнить, несколько переменных в игре. Вот некоторые вещи, которые вы, возможно, захотите принять во внимание. Остальное выясните, пожалуйста, сами и положите результат мне на стол не позднее утра в пятницу.»
Исполнительные помощники очень автономны; им просто нужна помощь в понимании контекста ваших запросов. Они нуждаются в определенном базовом объеме информации, чтобы принять правильные решения от имени начальника. Им нужно, чтобы руководитель поделился своими ожиданиями и предпочтениями.
Например, когда дело доходит до путешествий, личный ассистент должен знать, какой тип перелетов предпочитает шеф, какие отели ему нравятся и в каких районах он предпочитает останавливаться.
Доверие
Этот контекст также может быть гораздо глубже. Например, один владелец кондитерской фабрики хотел бы, чтобы его исполнительный помощник наводил порядок в его почтовом ящике. Отчасти это полезно, потому что уменьшает количество писем, которые директору нужно обработать. Если он получает сто писем в день, исполнительный помощник обрабатывает, распространяет или удаляет около пятидесяти-семидесяти из них. К директору на стол попадают около тридцати писем из той сотни, что ему присылают каждое утро.
Такая работа предполагает определенный уровень доверия между руководителем и его ассистентом, так как помощник видит контекст бизнеса, знает, над чем и с кем в данный момент работает бизнесмен. На основе этих знаний ассистент может принимать лучшие решения о том, кто должен встречаться с его руководителем.
Например, если помощник видит, что его директор обменивается с определенным поставщиком большим количеством электронных писем о конкретном проекте, а затем поставщик просит о встрече в определенный срок, ассистент может определить, что проект действительно важен для руководителя. Поэтому помощник возьмет на себя инициативу организовать эту встречу.
Помощники руководителя могут действительно помочь бизнесмену использовать время наилучшим образом до тех пор, пока существует доверие между начальником и его ассистентом.
Четвертый тип: начальник штаба
Начальник штаба возьмет на себя инициативу и фактически будет следить и проверять прямые отчеты от имени руководителя. В то время как административный или исполнительный помощник может делать заметки на совещании, начальник штаба определит пункты, которые необходимо отслеживать, и сделает это самостоятельно.
Такой помощник возьмет на себя ответственность за выполнение задачи, назначит исполнителя, разъяснит ему суть, определит сроки и будет следить за качественным выполнением поставленной задачи.
Такие помощники понимают цели бизнесмена, знают всех ключевых игроков, способны получать результаты самостоятельно, снимая большую административную нагрузку с плеч своего руководителя.
Выводы
Начальники штабов замечательны, но обычно они встречаются только в средних и крупных компаниях. Если компания небольшая, у ее руководителя, вероятно, будет помощник первого или второго типа.