в смету расходов на проведение спортивного соревнования входят такие статьи как
Смета расходов на проведение мероприятия
Каждое предприятие время от времени сталкивается с необходимостью провести какое-либо мероприятие. Это может быть семинар, конференция, презентация, соревнование, конкурс, проведение переговоров, какого-либо государственного или внутрикорпоративного праздника.
Перед тем как перейти к подготовке мероприятия, ответственные за его проведение лица составляют список расходов. Документ, в который они вносятся, называется сметой.
Для чего нужен документ
Смета по своей сути — предварительная верстка величины предстоящих расходов. Этот документ нужен для того, чтобы руководство предприятия имело четкое представление о том, какие затраты ему предстоят.
В смету включается:
Таким образом, грамотно, по всем правилам оформленная и завизированная смета позволяет не только предусмотреть все расходы, но и вычесть затраты, без которых вполне можно обойтись.
Кроме того, уже после проведения мероприятия, она дает возможность найти несоответствия в планируемых тратах и произведенных расходах, а также разобраться в их причинах.
Следует отметить, что смета не относится к первичной бухгалтерской документации, поскольку она только лишь включает в себя план расходов, который в дальнейшем еще понадобится утвердить приказом по организации. А вот подтверждением произведенных затрат по смете служат соответствующая «первичка»: квитанции, счета-фактуры, накладные, акт выполненных работ и т.п.
Варианты формирования документа
Смета может быть составлена разными способами:
Последний способ, в силу своего удобства, и пользуется наибольшим распространением.
Кто составляет смету
Смета всегда составляется заранее, как минимум за месяц до мероприятия.
Это обусловлено тем, что обычно, перед тем как попасть к директору для окончательного одобрения, документ проходит еще ряд структурных подразделений.
Обычно непосредственная обязанность по формированию сметы лежит на сотруднике или руководителе того отдела, который напрямую занимается проведением мероприятий:
В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с политикой предприятия в плане проведения различного рода «корпоративов» и имеющий навыки по составлению подобного рода документов.
После формирования смета передается на подпись в бухгалтерию, в профсоюзную организацию (если, конечно, она на предприятии имеется), а также в структурные подразделения, представители которых должны ее одобрить. Только после этого она попадает на стол директора, который и ставит на ней свою резолюцию.
При необходимости к смете можно приложить сравнительные отчеты, которые удостоверят то, что цифры, в ней представленные имеют актуальный и конкурентный характер.
Допустимо ли нарушать указанные в смете цифры
Особенностью любой сметы является то, что она не гарантирует того, что указанные в ней цены останутся неизменными.
Поскольку смета всегда носит предварительный характер, в период фактического ее исполнения, некоторые цены могут претерпевать изменения.
Этот нюанс обязательно должен быть отмечен в самой смете (например, то, что цены могут быть увеличены на некоторый процент и т.д.)
Как составить бланк
На сегодня унифицированного бланка расходов на проведение мероприятия не существует, поэтому представители предприятий и организаций могут составлять его в произвольном виде или, если у компании есть разработанный и утвержденный типовой шаблон, – по этому образцу. При этом вне зависимости от того, какой именно способ будет выбран, необходимо, чтобы по своей структуре документ соответствовал некоторым стандартам делопроизводства, а по тексту включал в себя ряд определенных сведений.
Вверху документа (справа или слева) следует оставить место для резолюции директора фирмы. Затем, в «шапку» вносится:
Далее, в основной части документа формируется таблица, состоящая из нескольких столбцов и строк. В нее включаются:
При необходимости можно добавить и дополнительные столбцы. Длина таблицы зависит от того, в каком формате и объеме планируется проведение мероприятия (чем оно значительнее, тем больше позиций в бланке). Для удобства таблицу можно разделить на разделы.
Под таблицей следует сделать отметку о том, являются ли цены окончательными или в процессе проведения работ могут быть откорректированы.
Как оформить смету
Как к содержанию документа, так и к его оформлению никаких четких критериев не предъявляется – смета может быть сформирована в рукописном виде или напечатана на компьютере, на обыкновенном листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании.
Важно соблюсти лишь одно условие: она должна быть подписана директором предприятия (или лицом, уполномоченным действовать от его имени), а также ответственными сотрудниками, при этом подписи должны быть только «живыми» — использование факсимильных автографов не допускается.
Смету можно удостоверить при помощи печати компании, но только при том условии, что использование штемпельных изделий зарегистрировано в ее внутренних локально-нормативных актах.
Бумага делается в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости можно сделать ее копии.
Приказ Министерства спорта РФ от 30 марта 2015 г. N 283 «Об утверждении Норм расходов средств на проведение физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий, включенных в Единый календарный план межрегиональных, всероссийских и международных физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий»
В соответствии с частью 4 статьи 23 Федерального закона от 4 декабря 2007 г. N 329-ФЗ «О физической культуре и спорте в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 50, ст. 6242; 2008, N 30, ст. 3616; 2009, N 29, ст. 3612) и подпунктом 4.2.24 Положения о Министерстве спорта Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской федерации от 19 июня 2012 г. N 607 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 26, ст. 3525; 2013, N 30, ст. 4112, N 45, ст. 5822; 2015, N 2, ст. 491), приказываю:
1. Утвердить прилагаемые Нормы расходов средств на проведение физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий, включенных в Единый календарный план межрегиональных, всероссийских и международных физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий.
2. Признать утратившим силу:
приказ Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации от 16 апреля 2010 г. N 365 «Об утверждении Норм расходов средств на проведение физкультурных и спортивных мероприятий, включенных в Единый календарный план межрегиональных, всероссийских и международных физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 19 мая 2010 г., регистрационный N 17278);
приказ Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации от 8 октября 2010 г. N 1052 «О внесении изменений и дополнений в Нормы расходов средств на проведение физкультурных и спортивных мероприятий, включенных в Единый календарный план межрегиональных, всероссийских и международных физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 11 ноября 2010 г., регистрационный N 18931);
приказ Министерства спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации от 18 октября 2011 г. N 1204 «О внесении дополнения в Нормы расходов средств на проведение физкультурных и спортивных мероприятий, включенных в Единый календарный план межрегиональных, всероссийских и международных физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 22 ноября 2011 г., регистрационный N 22362);
приказ Министерства спорта Российской Федерации от 28 июня 2012 г. N 5 «О внесении дополнений в Нормы расходов средств на проведение физкультурных и спортивных мероприятий, включенных в Единый календарный план межрегиональных, всероссийских и международных физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 31 августа 2012 г., регистрационный N 25345);
приказ Министерства спорта Российской Федерации от 11 сентября 2012 г. N 197 «О внесении изменения в Нормы расходов средств на проведение физкультурных и спортивных мероприятий, включенных в Единый календарный план межрегиональных, всероссийских и международных физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 8 октября 2012 г., регистрационный N 25623);
приказ Министерства спорта Российской Федерации от 19 июля 2013 г. N 561 «О внесении изменений в Нормы расходов средств на проведение физкультурных и спортивных мероприятий, включенных в Единый календарный план межрегиональных, всероссийских и международных физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 23 сентября 2013 г., регистрационный N 30002).
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра спорта Российской Федерации П.В. Новикова.
Проведение спортивных соревнований
«Советник в сфере образования», 2013, N 4
Образовательные, спортивные, а также многие другие учреждения принимают участие в проведении спортивных соревнований. При этом учреждение может как быть «рядовым» участником соревнований в лице своих спортсменов и команд, так и выступить организатором. Какие затраты придется понести для проведения спортивных соревнований, читайте в настоящей статье.
Участие в соревнованиях и затраты
С точки зрения организации спортивных соревнований учреждение может:
В зависимости от этого различным будет порядок организации работы в учреждении, а также состав затрат.
В состав затрат на проведение спортивных соревнований могут входить следующие расходы:
Требования к проведению спортивных соревнований
Оказание медицинской помощи при проведении спортивных соревнований включает этапы (п. 15 Порядка N 613н):
На предварительном этапе создается врачебная бригада соревнований, которая организует оказание медицинской помощи, проводит проверку готовности спортивных объектов с точки зрения оказания медицинской помощи.
На этапе непосредственного медицинского обеспечения врачебная бригада производит допуск спортсменов к соревнованиям, оказывает необходимую помощь.
На заключительном этапе главным врачом соревнований составляется отчет, который направляется главному судье соревнований, в Минздрав субъекта РФ, во врачебно-физкультурный диспансер субъекта РФ. Отчет содержит следующие сведения: количество участников соревнований, характеристика условий и мест проведения соревнований, число обращений за медицинской помощью, число госпитализированных, причины госпитализации, виды оказанной медицинской помощи, результаты.
Национальными, региональными и местными спортивными федерациями устанавливаются требования к состоянию спортивных объектов, а также требования к страхованию жизни и здоровья участников соревнований. Как правило, для соревнований регионального уровня и выше страхование жизни и здоровья участников предусмотрено в качестве обязательного требования для допуска спортсменов к участию.
Соревнования и план
Проведение и участие в соревнованиях для любого государственного (муниципального) учреждения невозможно без заблаговременного планирования. Для межрегиональных, всероссийских и международных соревнований Минспортом России утверждается на год единый календарный план, в котором указываются наименование соревнования, место и сроки проведения, количество участников. На основании утвержденного плана мероприятий федерациями каждого вида спорта составляются планы соревнований по каждому виду спорта, а также правила участия, подачи заявок, необходимый состав команд и т.д.
Учреждению, которое намеревается делегировать своих спортсменов для участия в соревнованиях, необходимо издать приказ, в котором следует обозначить все ключевые вопросы участия в соревновании:
В качестве приложения к приказу или отдельным документом должна быть утверждена смета затрат.
Подробнее о подготовке плана спортивного мероприятия и составления локальной сметы на примере вуза читайте в статье М.С. Слепцовой, А.Ю. Шихова в журнале «Советник бухгалтера бюджетной сферы» N 8 за 2010 г.
Источники финансирования
Источниками финансирования затрат, связанных с проведением спортивных соревнований, могут являться:
Отметим, что для образовательных учреждений среднего и высшего профессионального образования затраты на спортивную и физкультурно-массовую работу входят в состав нормативных затрат на прочие общехозяйственные нужды (п. 12.6 Приказа Минобрнауки России от 27.06.2011 N 2070 «Об утверждении Порядка определения нормативных затрат на оказание государственных услуг и нормативных затрат на содержание имущества федеральных государственных учреждений профессионального образования, в отношении которых функции и полномочия учредителя осуществляет Министерство образования и науки Российской Федерации»).
Для федеральных учреждений, подведомственных Минспорту России, затраты на организацию культурно-массовой и физкультурно-оздоровительной работы входят в состав затрат, непосредственно связанных с оказанием государственных услуг (п. 12 Порядка определения нормативных затрат на оказание федеральными бюджетными учреждениями, находящимися в ведении Министерства спорта, туризма и молодежной политики РФ, государственных услуг (выполнение работ) и нормативных затрат на содержание имущества федеральных бюджетных учреждений, утв. Приказом Минспорттуризма России от 30.11.2010 N 1298/1).
Для других учреждений, принимающих участие в соревнованиях на регулярной основе, затраты на соревнования могут по решению учредителя относиться к затратам на общехозяйственные нужды или финансироваться за счет субсидий на иные цели.
Бухгалтерский учет Учет у отправляющей стороны
Отправляющей стороной является учреждение, делегирующее своих спортсменов, команды, судей, тренеров, спортивных врачей для участия в спортивных соревнованиях, организатором которых является иное лицо. Отправляющая сторона может нести расходы на питание, проезд, проживание делегации, приобретение спортивного инвентаря, формы, страхование участников и уплату организационных взносов.
Расчеты по указанным видам затрат могут производиться как непосредственно с поставщиками и подрядчиками, так и через подотчетных лиц.
В учете учреждения отражаются следующие бухгалтерские записи:
Дебет счетов 0 20620 000 «Расчеты по авансам по работам, услугам», 0 20690 000 «Расчеты по авансам по прочим расходам»
Кредит счетов 0 20111 610 «Выбытия денежных средств с лицевого счета учреждения» (для бюджетных, автономных учреждений), 0 20121 610 «Выбытия денежных средств со счета учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений), 1 30405 000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений)
Дебет счета 0 40120 XXX «Расходы текущего финансового года»
Кредит счета 0 302XX 000 «Расчеты по принятым обязательствам»
Дебет счета 0 302XX 000 «Расчеты по принятым обязательствам»
Кредит счета 0 206XX 000 «Расчеты по авансам»
Дебет счета 0 302XX 000 «Расчеты по принятым обязательствам»
Кредит счета 1 30405 225 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по работам, услугам по содержанию имущества» (для казенных учреждений),
Кредит счетов 0 20111 610 «Выбытия денежных средств со счета учреждения в органе Федерального казначейства» или 0 20121 610 «Выбытия денежных средств со счета учреждения в кредитной организации» (для бюджетных и автономных учреждений)
При приобретении учреждением самостоятельно спортивного инвентаря, оборудования и формы в бухгалтерском учете производятся такие записи:
Дебет счета 0 20630 000 «Расчеты по авансам по приобретению нефинансовых активов»
Кредит счетов 0 20111 610 «Выбытия денежных средств с лицевого счета учреждения» (для бюджетных, автономных учреждений), 0 20121 610 «Выбытия денежных средств со счета учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений), 1 30405 XXX «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений)
Кредит счета 0 30231 000 «Расчеты по приобретению основных средств»
Дебет счета 0 101×8 000 «Прочие основные средства»
Дебет счетов 0 105×5 000 «Мягкий инвентарь», 0 105×6 000 «Прочие материальные запасы»
Кредит счета 0 30234 000 «Расчеты по приобретению материальных запасов»
Дебет счета 0 30231 000 «Расчеты по приобретению основных средств» или 0 30234 000 «Расчеты по приобретению материальных запасов»
Кредит счета 1 30405 225 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по работам, услугам по содержанию имущества» (для казенных учреждений),
Кредит счетов 0 20111 610 «Выбытия денежных средств со счета учреждения в органе Федерального казначейства» или 0 20121 610 «Выбытия денежных средств со счета учреждения в кредитной организации» (для бюджетных и автономных учреждений)
Если расчеты ведутся через подотчетное лицо, то в бухгалтерском учете делаются следующие записи:
Дебет счета 0 208XX 000 «Расчеты с подотчетными лицами»
Кредит счета 0 20134 000 «Касса учреждения»
Дебет счета 0 40120 XXX «Расходы текущего финансового года»
Кредит счета 0 208XX 000 «Расчеты с подотчетными лицами»
Учет у принимающей стороны
У принимающей стороны затраты на проезд, питание и проживание, приобретение спортивного инвентаря и оборудования отражаются аналогичным образом.
Однако организатор или принимающая сторона спортивного мероприятия несут еще целый ряд затрат, связанных с организацией соревнований:
Затраты по договорам с подрядчиками отражаются в порядке, приведенном выше для отправляющей стороны.
Выплаты физическим лицам (судьям, победителям) отражаются следующим образом:
Дебет счета 0 40120 290 «Прочие расходы»
Кредит счета 0 30290 000 «Расчеты по прочим расходам»
Дебет счета 0 30290 000 «Расчеты по прочим расходам»
Кредит счета 0 20134 000 «Касса учреждения»
Принципиально иначе отражаются в учете кубки и призы для участников соревнований.
Стоимость кубков и наград списывается на прочие расходы в момент выдачи со склада и одновременно отражается на забалансовом счете. В случае передачи подарков между материально ответственными лицами на основании требования-накладной следует отражать перемещение на счете 07, а списание со счета отражать на основании документов, подтверждающих факт дарения.
Кредит счета 0 30291 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим расходам»
Дебет счета 0 40120 290 «Прочие расходы»
Дебет счета 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры»
Если это переходящие призы, то на счете 07 они отражаются по стоимости 1 руб., если это иные награды, то они отражаются по балансовой стоимости.
Далее в бухгалтерском учете могут производиться такие записи:
Кредит счета 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры»
Если учреждением получен переходящий приз, он отражается в учете так:
Дебет счета 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» по стоимости 1 руб.
Примечание. Участие в соревнованиях: нюансы налогообложения
Минфин России в Письме от 08.07.2013 N 03-04-05/26279 анализирует проездные и прочие расходы работника, направленного для участия в спортивных соревнованиях работников структурных подразделений организации, и приходит к выводу, что такая поездка не связана с производственной деятельностью. Это не командировка. Все расходы, оплаченные работодателем в связи с подобными мероприятиями, являются доходом сотрудников, полученным в натуральной форме, поэтому они облагаются НДФЛ в общеустановленном порядке.
Дополнительное материальное обеспечение спортсменов в виде единовременного денежного вознаграждения за первое, второе и третье места, выплаченное за счет бюджетных средств или полученное от официальных организаторов на соревнованиях, предусмотренных п. 20 ст. 217 НК РФ, освобождается от налогообложения. А что же делать тем тренерам и спортсменам, которым не удалось занять призовые места? А вот им-то и придется уплатить налог, так как НК РФ не предусмотрено освобождение от налогообложения дополнительного материального обеспечения тренеров и спортсменов, не занявших призовые места, ежемесячных денежных выплат за первое, второе и третье места спортсменам и тренерам, а также пожизненных ежемесячных денежных выплат (Письмо Минфина России от 11.07.2013 N 03-04-05/26884).
О расчетах со спортсменами, тренерами, судьями и не только
Автор: Сизонова О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Вопрос:
Государственное автономное учреждение «Центр спортивной подготовки сборных команд» направляет на соревнование спортсменов, не состоящих в штате учреждения. На основании каких документов подтверждаются расходы на проезд, проживание, питание, суточные, осуществленные в рамках проведения спортивного мероприятия в отношении указанных лиц?
Ответ:
Особенности регулирования труда спортсменов и тренеров предусмотрены гл. 54.1 ТК РФ. В силу ст. 348.6 ТК РФ работодатели обязаны по вызовам (заявкам) общероссийских спортивных федераций направлять спортсменов, тренеров с их письменного согласия в спортивные сборные команды РФ для участия в тренировочных и других мероприятиях по подготовке к спортивным соревнованиям и в международных официальных спортивных мероприятиях в составе указанных команд. При этом расходы, связанные с их участием в спортивных мероприятиях в составе сборной команды, возмещаются в порядке, предусмотренном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ и в соответствии с нормами, утвержденными общероссийскими спортивными федерациями.
К сведению: нормы расходов на проведение физкультурных и спортивных мероприятий, включенных в Единый календарный план межрегиональных, всероссийских и международных физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий, утверждены Приказом Минспорта РФ от 30.03.2015 № 283. При разработке таких норм на региональном уровне федерации спорта могут использовать данный документ.
Названные расходы входят в состав материального обеспечения спортивных сборных команд, которое включает себя, в частности:
оплату членам спортивной сборной команды проезда до места проведения официальных спортивных соревнований и обратно, оплату провоза спортивного инвентаря, услуг автотранспорта;
оплату проживания членов команды в местах проведения официальных спортивных соревнований;
обеспечение питанием, снаряжением, спортивной экипировкой и спортивной формой в период подготовки (учебно-тренировочного процесса) и участия в официальных спортивных соревнованиях;
обеспечение фармакологическими, восстановительными средствами, витаминными препаратами, медикаментами общего лечебного назначения, прохождение медицинского и антидопингового обследования;
приобретение и аренду спортивных сооружений, спортивного оборудования, инвентаря;
оплату полиса страхования от несчастных случаев спортсменам, входящим в состав спортивной сборной команды, возмещение затрат спортсменам на оказанные им медицинские услуги во время учебно-тренировочных сборов и проведения матчей;
оплату членских (заявочных) взносов спортивной сборной команды;
оплату услуг тренерского состава и услуг других специалистов, включенных в состав спортивной сборной команды, по договорам гражданско-правового характера;
выплату вознаграждения привлеченным судьям во время проведения официальных соревнований (затраты на проезд, питание, проживание, выплату заработной платы).
Материальное обеспечение сборных команд (в том числе оплата расходов на проезд, проживание, питание спортсменов) в рамках спортивных мероприятий осуществляется, как правило, на основании положения (регламента) о соревновании и сметы, утвержденной в пределах установленных норм.
Необходимо отметить, что подотчетным лицом может быть физическое лицо, с которым у учреждения заключен трудовой или гражданско-правовой договор (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859). По нашему мнению, спортсмены, являющиеся членами сборных команд, тоже могут быть подотчетными лицами. Получается, расчеты с ними могут оформляться так же, как и с обычными работниками.
Порядок подтверждения расходов, связанных с организацией и проведением спортивного мероприятия (соревнования), может быть установлен локальным актом (положением) учреждения, осуществляющего спортивную подготовку сборных команд, если подобный документ не утвержден учредителем данного учреждения (министерством, комитетом, департаментом спорта).
Учреждение также может издать приказ, в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления участников на соревнование. Этот документ будет служить основанием для утверждения сметы расходов по соответствующему источнику финансирования.
В названном акте (приказе) в отношении спортсменов, а также тренеров, судей и других участников спортивных мероприятий, не являющихся работниками учреждения, можно установить, что указанные лица являются подотчетными лицами, которым могут выдаваться наличные средства на возмещение расходов на проезд, проживание, питание, суточные в рамках утвержденной сметы на материальное обеспечение сборных команд. Для документального подтверждения расходов, произведенных обозначенными лицами, оформляется авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. При этом в отношении судей, тренеров и иного обслуживающего персонала, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера на оказание соответствующих услуг в рамках спортивного мероприятия, указанные расходы могут быть возмещены только в случае, если они не были предусмотрены условиями договора (не включены в размер вознаграждения).
Вопрос:
Какие документы могут служить основанием в отношении расходов на питание участников соревнований?
Ответ:
При направлении членов сборных команд и иных участников на соревнования учреждение вправе выбрать наиболее подходящий для него способ осуществления расходов на питание:
путем заключения договоров с организациями на оказание услуг по питанию;
путем закупки подотчетным лицом продуктов питания или услуг по организации питания;
в виде возмещения (компенсации) денежными средствами участникам соревнования стоимости питания.
Документы, подтверждающие расходы на питание, будут различаться в зависимости от способа организации питания.
При организации питания по договору с предприятием общепита (буфетном обслуживании) подтверждающими документами будут являться:
договор на оказание услуг по организации питания и обслуживания;
акт об оказании услуг с детализацией и указанием количественных и качественных характеристик для того, чтобы можно было определить целевой характер расходов;
платежный документ, подтверждающий оплату контрагенту оказанной услуги.
При самостоятельной организации питания учреждением (путем безналичной или наличной оплаты) нужно оформлять:
договор купли-продажи продуктов питания (при безналичной оплате);
авансовый отчет (при расчете через подотчетное лицо);
документы, подтверждающие приобретение продуктов (товарную накладную, товарный чек);
документы, подтверждающие оплату поставщику поставленной продукции (кассовый чек, платежное поручение);
документ, подтверждающий факт списания (использования) продуктов питания при проведении мероприятия (акт на списание, отчет о проведении мероприятия, с указанием количественного состава участников мероприятия и иные документы, подтверждающие соразмерность количества приобретаемых продуктов питания, посуды количеству участников мероприятия, подлежащих обслуживанию).
Если питание организовано путем выдачи ланч-боксов (наборов питания, сухих пайков и т. п.), дополнительно к перечисленным выше документам оформляются ведомости выдачи продуктов питания, подтверждающие факт их использования при проведении спортивного мероприятия.
Поскольку ведомость выдачи не имеет унифицированной формы, ее можно оформить в произвольном виде, но в ней обязательно должны содержаться:
наименование и дата проведения физкультурного или спортивного мероприятия, во время которого осуществлялась выдача наборов питания;
поименный список спортсменов, тренеров и других участников физкультурных и спортивных мероприятий, а также количество и стоимость полученных ими наборов;
личные подписи спортсменов, тренеров и других участников физкультурных и спортивных мероприятий, подтверждающие получение продуктов. Если в составе участников мероприятий есть несовершеннолетние, то за них в получении продуктов может расписаться сопровождающий их официальный представитель;
подпись лица, ответственного за составление и уполномоченного на подписание подобных документов.
В случае компенсации питания наличными денежными средствами потребуются:
1) список спортсменов, тренеров и других участников физкультурных и спортивных мероприятий, участвующих в проведении мероприятия(ий), утвержденный руководителем организации;
2) табели учета рабочего времени тренеров или договоры возмездного оказания услуг в зависимости от того, являются ли они штатными сотрудниками учреждения;
3) ведомости выдачи наличных денежных средств, в которой обязательно должны содержаться:
наименование и дата проведения мероприятия, во время которого осуществлялась выдача денежных средств;
поименный список спортсменов, тренеров и других участников физкультурных и спортивных мероприятий, получивших денежные средства;
личные подписи спортсменов, тренеров и других участников физкультурных и спортивных мероприятий, подтверждающие получение денежных средств. Если в составе участников физкультурных и спортивных мероприятий есть несовершеннолетние, то за них в получении компенсации может расписаться сопровождающий их официальный представитель;
подпись лица, ответственного за составление и уполномоченного на подписание подобных документов.
В ведомостях должны быть указаны паспортные данные (данные свидетельства о рождении) получателей.
Вопрос:
Как в бухгалтерском учете отражаются записи по оплате расходов, произведенных в рамках спортивного мероприятия?
Ответ:
По общим правилам в бухгалтерском учете расчеты, произведенные в рамках договоров, заключенных с поставщиками и подрядчиками, отражаются на соответствующих аналитических счетах к синтетическому счету 030200000 (по соответствующему коду КОСГУ) в зависимости от экономического содержания операции и коду вида расходов 244.
Для расчетов с подотчетными лицами применяются соответствующие аналитические счета к синтетическому счету 020800000 в зависимости от экономического содержания операции. Существуют различия между отражением операций на этом счете в отношении работников учреждения и в отношении лиц, не являющихся работниками.
Так, расходы на выплату компенсации стоимости проезда, проживания и питания спортсменам, тренерам, судьям и сопровождающим их лицам (не состоящим в штате) автономного учреждения осуществляются по коду вида расходов 113 и подстатье 296 КОСГУ (Письмо Минфина РФ от 23.12.2016 № 02-05-11/77460 с учетом последних изменений, внесенных в Указания по применению бюджетной классификации РФ, утвержденные Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н).
Расходы на аналогичные выплаты физическим лицам, состоящим в штате учреждения, отражаются по коду вида расходов 112 и подстатье 212 КОСГУ.
Приведем порядок отражения расходов, произведенных в рамках спортивного мероприятия, на примере.
Пример.
Автономное учреждение спорта направило на соревнование привлеченных из других спортивных организаций спортсменов – членов сборной команды (по заявке), тренера и судью (в рамках договоров ГПХ), а также сопровождающего их лица – работника учреждения. Ответственному лицу выдан аванс на возмещение расходов (суточные, питание) всем участникам мероприятия. В общей сумме суточные спортсменов и тренера составили 15000руб., суточные работника учреждения – 1500руб. Питание в пути организовано путем закупки и выдачи участникам мероприятия ланч-боксов на сумму 20000руб. Питание в месте проведения соревнования оплачено учреждением по договору с организацией общественного питания в сумме 30000руб. Расходы на проживание произведены по договору с гостиницей – 44000руб. Расходы на проезд также оплачены по договору с транспортной организацией – 35000руб.
Все расходы отнесены на себестоимость услуг по основному виду деятельности. Операции проведены в рамках исполнения государственного задания.
С судьей заключен договор на оказание услуг по спортивному судейству. Вознаграждение, предусмотренное договором, составляет 20000руб.
В целях упрощения примера операции по принятию обязательств на счетах по санкционированию расходов не приводятся.
В бухгалтерском учете бюджетного учреждения делаются следующие записи: