список сотрудников с телефонами образец
Телефонный справочник в Excel готовый шаблон скачать
Excel удобно использовать для создания телефонных справочников. Причем информация не просто надежно хранится там, но и ее всегда может использоваться для выполнения различных манипуляций, сопоставления с другими списками и т.п.
Чтобы впоследствии справочник стал действительно полезным массивом, нужно правильно его создать.
Шаблон телефонного справочника
Как сделать справочник в Excel? Для создания телефонного справочника нужны, минимум, два столбца: имя человека или организации и, собственно, номер телефона. Но можно сразу сделать список более информативным, добавив дополнительные строки.
Шаблон готов. Шапка может быть другой, какие-то столбцы должны быть добавлены, какие-то исключены. Осталось только заполнить справочник информацией.
Дополнительно можно провести еще одну манипуляцию: определить формат ячеек. По умолчанию формат каждой ячейки значится как ОБЩИЙ. Можно оставить все как есть, но для столбца с номером телефона можно задать специальный формат. Для этого надо выделить ячейки из этого столбца, правой кнопкой вызвать меню, выбрать ФОРМАТ ЯЧЕЕК.
Среди предоставленных вариантов выбрать ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ. Справа откроется мини-список, среди которых можно будет выбрать НОМЕР ТЕЛЕФОНА.
Как пользоваться справочником
Любой справочник нужен для того, чтобы по одному критерию можно было легко узнать остальные. Так, в телефонном справочнике мы можем ввести необходимую фамилию и узнать номер телефона этого человека. В Excel сделать это помогают функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.
Имеем небольшой справочник. В действительности, в фирмах обычно более длинные списки, поэтому и искать в них информацию вручную сложно. Составим заготовку, в которой будет значиться вся информация. А появляться она будет по заданному критерию – фамилия, поэтому сделаем этот пункт в виде выпадающего списка (ДАННЫЕ – ПРОВЕРКА ДАННЫХ – ТИП ДАННЫХ – СПИСОК).
Нужно сделать так, чтобы при выборе какой-то фамилии, в остальных ячейках автоматически проставлялись соответствующие данные. Ячейки с телефоном выделили зеленым, потому что это самая важная информация.
В ячейку J6 (там, где ИМЯ) вводим команду =ИНДЕКС и начинаем заполнять аргументы.
Получили следующее. Формула универсальна, ее можно протянуть и на остальные строки в заготовке. Теперь, при выборе фамилии, будет выпадать вся остальная информация. В том числе и номер телефона.
Получается, что команда ИНДЕКС при задании критерия из массива, выдает нам номер его строки и столбца. Но т.к. критерий плавающий, и мы постоянно будем менять фамилии, чтобы узнавать номера телефонов людей, мы дополнительно воспользовались функцией ПОИСКПОЗ. Она помогает искать позиции нужных нам строки и столбца.
Как сопоставить два списка в Excel
Работа со списками в Excel подразумевает их сопоставление. Т.е. сравнивание данных, нахождение одинаковых или уникальных позиций. Попробуем для примера сопоставить два простых списка.
Имеется информация по двум складам. Задача: проверить, каких позиций нет на том и другом складе, чтобы в будущем сделать заказ и довезти недостающие продукты.
Выделим оба списка (без шапок) с помощью клавиши CTRL. Свободное место между списками (т.е. столбец B) нам не нужно. Затем на вкладке ГЛАВНАЯ выбираем УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ – ПРАВИЛА ВЫДЕЛЕНИЯ ЯЧЕЕК – ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ ЗНАЧЕНИЯ.
Появится небольшое окно, где можно выбрать, чтобы команда показывала повторяющиеся или уникальные значения. Выберем УНИКАЛЬНЫЕ. Они подсветятся цветом, который можно выбрать справа. У нас это красный.
Теперь можно скопировать все красные ячейки из левого столбца и добавить их в правый и наоборот. Получатся два равнозначных списка.
Телефонный справочник организации — версия для печати
Завидую своим англоговорящим коллегам, им не приходится изобретать велосипед, у них все в одной раскладке, и никто не обращается к другому человеку по имени-отчеству, что очень важно в наших официальных письмах.
Вот простая задача – нужен актуальный телефонный справочник организации, который можно распечатать, который содержал бы ФИО на русском и отображаемое имя на английском (как в почтовой адресной книге) и имел основные контактные телефоны. Но редко в какой организации встретишь нормальное решение.
Всем знакома ситуация, когда сотрудник рецепшн отправляет по почте криво заполненный Word файл при каждом кадровом изменении или смене сотрудником сотового телефона? Думаю, многие улыбнулись…
Делюсь решением как подключить каталог Active Directory к SQL Reporting Server.
Если у Вас порядок в AD, пропускайте этот шаг, для остальных привожу пример заполнения полей пользователя в AD.
Плюсы такого заполнения: можно искать человека в других справочниках на русском.
Минусы: по фамилии на латинице пользователи не найдутся.
Другой вариант, можно использовать дополнительные атрибуты AD например: middleName или Display-Name-Printable для хранения ФИО или отчества на русском.
В имени сервера заполняем любой доступный домен контроллер, должно получиться так:
Далее в строку подключения вносим:
Поменяйте на свой LDAP путь к OU где у Вас расположены пользователи
Далее перетащим все нужные поля в «значения» отчета:
Всё. Дальше форматируем отчет как Вам угодно. Я, например, сгруппировал отчет по департаменту и подогнал под А4 размер.
Сортировать и фильтровать данные можно в запросе, добавив оператор: ORDER BY column1, column2,… ASC|DESC; или в свойстве Tablix
Вот такой у меня получился отчет:
Преимущества такого решения:
Справочник можно разместить на SQL Reporting Server, сейчас он полностью бесплатный, скачивается отдельно может работать c Express версией, или разместить отчет rdl на любой aspx станице в интранете.
Дополнительно вы получаете информацию о пользователях AD и правильности заполнения департаментов. Все актуально и красиво, главное, вовремя перемещать уволенных пользователей в любую другую OU.
Кстати, номер департамента у пользователя указан для правильного построения иерархии, если Вам нужна строгая сортировка по должностям, можно использовать любой дополнительный атрибут AD.
Поля можно динамически объединять, например «Имя» и «Фамилия» в поле «ФИО», и быстро подгонять справочник под корпоративные цвета.
Как подать сведения о количестве сотрудников, работающих в период режима повышенной готовности
1. Кого необходимо перевести на удаленный режим работы?
В соответствии с действующей редакцией указа Мэра Москвы от 8 июня 2020 года № 68-УМ, с 25 октября 2021 года по 25 февраля 2022 года работодателям Москвы необходимо перевести на дистанционный режим работы:
Требование не распространяется:
Сотрудники старше 60 лет или имеющие хронические заболевания, если особенности работы таких сотрудников не позволяют работать в удаленном режиме, вправе оформить листок нетрудоспособности.
2. Какие сведения необходимо сообщить?
Сведения об организации, которые необходимо указать:
О сотрудниках, подлежащих переводу на дистанционный режим работы, понадобится предоставить расширенные сведения:
Эти сведения нужно внести в указанный шаблон.
3. Как работодателю сообщить о работниках, переведенных на удаленку?
Сведения о сотрудниках, подлежащих переводу на дистанционный режим работы, необходимо предоставлять еженедельно в понедельник, начиная с 25 октября 2021 года, в электронном виде с использованием личного кабинета юридического лица, индивидуального предпринимателя на официальном сайте Мэра Москвы mos.ru.
В случае отсутствия изменений в представленных в соответствии с пунктом 38.3 указа Мэра Москвы 68-УМ сведениях о работниках, исполнителях по гражданско-правовым договорам, подлежащих переводу на дистанционный режим работы, повторное представление таких сведений не требуется. При изменении сведений о работниках, исполнителях по гражданско-правовым договорам представление актуализированных сведений производится в день принятия соответствующего решения.
Посмотреть результат загрузки вы можете в разделе «Удаленная работа» кабинета юридического лица.
Для передачи сведений юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю необходимо авторизоваться в корпоративном кабинете с использованием электронной подписи. Также для авторизации в корпоративном кабинете юридического лица или индивидуального предпринимателя на mos.ru вы можете использовать учетную запись организации на портале gosuslugi.ru.
4. Я ИП и у меня нет электронной подписи. Как я могу подать сведения о сотрудниках?
Индивидуальные предприниматели могут подать сведения без использования электронной подписи. Для этого:
5. Как передать полномочия для подачи сведений сотруднику без электронной подписи?
Руководитель организации или уполномоченный сотрудник с электронной подписью может предоставить возможность подачи сведений на mos.ru доверенным лицам — сотрудникам организации.
Обратите внимание: доверенным лицом может стать пользователь mos.ru, у которого в личном кабинете физического лица указан и проверен СНИЛС.
Чтобы добавить доверенное лицо, сотрудник с электронной подписью должен в личном кабинете ЮЛ/ИП на mos.ru в разделе «Доверенные лица» указать СНИЛС этого пользователя и предоставить ему «Полный доступ».
Чтобы подать сведения о сотрудниках организации, пользователю, назначенному доверенным лицом, нужно:
6. В какой срок нужно направить форму?
Сведения необходимо предоставлять еженедельно в понедельник, начиная с 25 октября 2021 года. В случае отсутствия изменений в представленных в соответствии с пунктом 38.3 указа Мэра Москвы 68-УМ сведениях о работниках, исполнителях по гражданско-правовым договорам, подлежащих переводу на дистанционный режим работы, повторное представление таких сведений не требуется. При изменении сведений о работниках, исполнителях по гражданско-правовым договорам представление актуализированных сведений производится в день принятия соответствующего решения.
7. Как вносить вид деятельности?
Требуется вносить код в соответствии со справочником ОКВЭД, в соответствии с данными из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
8. У меня сеть магазинов. Форму нужно заполнить на каждый магазин отдельно?
Если магазин работает как одно юридическое лицо, нужно заполнить одну форму.
Если магазины работают как разные юрлица, вам следует заполнить сведения по принципу «одно юрлицо — один файл».
9. Что будет, если организация не направит сведения?
Работодатели, осуществляющие деятельность на территории города Москвы, подлежат привлечению к ответственности, предусмотренной законодательством об административных правонарушениях, за нарушение требований действующей редакции указа Мэра Москвы от 8 июня 2020 года № 68-УМ.
10. У меня остались вопросы. Куда обратиться?
Для вашего удобства на mos.ru составлены:
При возникновении дополнительных вопросов по представлению указанных сведений можно обратиться по телефону +7 495 870-72-98.
Как составить список сотрудников на вакцинацию
Некоторые регионы с особо сложной коронавирусной обстановкой обязали работодателей провести вакцинацию сотрудников. Как рассчитать численность работников для вакцинации, расскажем в этой статье.
В каких регионах введена обязательная вакцинация
Власти Москвы и Подмосковья с 16 июня 2021 года ввели обязательную вакцинацию против Covid-19 для определенных категорий работников в связи с усугубляющейся эпидемиологической ситуацией. Вслед за столичным регионом аналогичные решения стали приниматься и в других субъектах федерации: в Брянской, Калининградской, Нижегородской, Сахалинской, Смоленской, Тамбовской, Тверской и Тульской областях, Забайкальском и Краснодарском краях, Кузбассе, Республиках Алтай, Бурятия и Хакассия. Стимулирующие к походу на прививку меры приняты в Югре, Владимирской, Ивановской, Ленинградской, Новгородской и Саратовской областях, Республике Тыва.
Работодатели «хватаются за голову», задаваясь вопросами: как рассчитать численность сотрудников, подпадающих под обязательную вакцинацию, кого включать в список на вакцинацию, как составить список? На эти и другие вопросы вы найдете ответы ниже.
Зачем составлять список сотрудников на прививку
Ответ очевиден. Затем, чтобы подойти к вопросу прививания персонала дифференцировано, так сказать, «с чувством, с толком, с расстановкой», не оказывая лишнего давления на работников, подвести сомневающихся в необходимости вакцинации к важному шагу с комфортом, при этом выполнить требование региональных властей.
В процессе составления списка (удобнее провести анкетирование или организовать заполнение опросников) вы выясните:
Образец анкеты смотрите здесь:
Образец анкеты на вакцинирование Скачать
Параллельно с анкетой раздайте сотрудникам запросы о предоставлении информации о наличии прививки или противопоказаний, подтверждающих невозможность вакцинации в настоящее время. В этом же письме можно предупредить о праве работодателя отстранить от работы непривитых без медицинских противопоказаний сотрудников.
Запрос может выглядеть так:
Образец запроса о вакцинации Скачать
Изучив мнения и пожелания работников и представленную ими информацию, вы сможете оценить необходимость и целесообразность пригласить выездную бригаду из частной или государственной клиники для проведения вакцинации в офисе в рабочее время.
Кого включать в список сотрудников на вакцинацию
Составьте список работников на прививку после изучения и анализа опросных листов. Врачи рекомендуют внести в список тех, кто:
Сколько человек внести в список на прививку
Чтобы рассчитать численность работников, кого необходимо привить, необходимо знать процент от общей численности персонала, подлежащий вакцинации в вашем регионе. Например, в Москве и области — это минимум 60%.
Затем определите общую численность работающих людей. Включите сюда сотрудников, как по трудовым, так и по гражданско-правовым договорам. Включать нужно и переболевших, и вакцинированных, и имеющих противопоказания и медотводы, и работающих на удаленке. Исключите из списка работников филиалов и представительств и дистанционных работников, расположенных и проживающих соответственно в регионах, где обязательная вакцинация не введена.
Пример
В ООО «Ромашка», головной офис которого расположен в Москве, работает 500 человек, из которых 100 человек — сотрудники рязанского филиала, где обязательная вакцинация не введена, а остальные 400 — работники столичного офиса. 20 человек — удаленные работники, 10 из которых проживают в Московской области, еще 10 — в регионах, где обязательная прививочная кампания не введена.
Общая численность работников ООО «Ромашка» в целях прививочной кампании:
500 — 100 (работающие в Рязани) — 10 (дистанционные работники, проживающие в регионах, не проводящих обязательную вакцинацию) = 390 человек.
Таким образом, список на вакцинацию ООО «Ромашка» будет состоять из 234 фамилий = 390 человек • 60 %. Сюда не должны попасть сотрудники с противопоказаниям и недавно переболевшие.
При опросе выяснилось, что 25 работников уже сделали прививку. Тогда окончательное число сотрудников в списке на вакцинацию будет: 234 — 25 = 209 человек.
Образец списка сотрудников на вакцинацию
После проведенного опроса (а провести его необходимо среди всех работающих в компании лиц, включая декретчиков, удаленщиков, совместителей) составьте список сотрудников на вакцинацию против Covid-19. Таблица — наиболее удобный вариант списка. Такая форма дает возможность легко структурировать и анализировать собранную во время анкетирования информацию.
Возможный образец списка представлен ниже:
№ п/п | ФИО работник | Должность | Прививка | Переболел | Дата выздоровления | Наличие противопоказаний | |
Наличие | Дата | ||||||
1 | Иванов И. И. | Генеральный директор | Да | 29.05.2021 | Нет | — | — |
2 | Козлов И. П. | Водитель | Нет | — | Нет | — | Нет |
3 | Орлов О. Н. | Водитель | Нет | — | Да | 04.09.2020 | Нет |
4 | Кот Ю. А. | Секретарь | Нет | — | Нет | — | Да |
5 | Ивлев Н. К. | Кладовщик | Нет | — | Да | 13.05.2021 | — |
Также в таблицу можно включить графу о наличии или отсутствии антител и их количество. Либо соответствующее примечание сделать в графе о болезни.
Узнайте, какие льготы может получить любая компания или ИП
Как защитить персональные данные сотрудников
Автор: Алексей Родин старший специалист по кадровому делопроизводству
Как защитить персональные данные сотрудников
Автор: Алексей Родин
старший специалист по кадровому делопроизводству
Как защитить персональные данные сотрудников и клиентов и правильно организовать работу с персональными данными, чтобы избежать штрафов, читайте в нашей публикации.
Что такое персональные данные?
Согласно закону № 152-ФЗ, персональные данные – это любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу. То есть о персональных данных можно говорить, если по информации или ее совокупности можно понять, о ком именно идет речь. Если же идентифицировать личность нельзя, то такие сведения нельзя отнести к персональным данным.
Исчерпывающего списка персональных данных в законодательстве не приводится. Относятся данные к персональным или не относятся, решается в каждой ситуации отдельно.
Но обычно к ним принято относить:
Как должен защищать персональные данные отдел кадров
Обязанности в сфере защиты персональных данных отделом кадров четко прописаны в главе 14 Трудового кодекса РФ и ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ.
Итак, кадровым сотрудникам следует:
Как избежать претензий со стороны контролирующих органов и сотрудников
Во-первых, необходимо выяснить состав физических лиц, чьи персональные данные обрабатываются.
Если компания имеет дело лишь с персональными данными:
Когда обработка персональных данных отделом кадров ограничивается лишь фамилией, именем и отчеством – достаточно разработать единый комплексный документ, определяющий политику компании в области обработки персональных данных, как работников, так и иных лиц, вступающих в отношения с компанией и чьи персональные данные обрабатываются.
Если круг субъектов и перечень персональных данных шире (например, компания занимается обработкой и хранением персональных данных своих клиентов), то ограничиться локальными нормативными актами не получится. В таком случае Закон № 152-ФЗ обязывает компанию:
Если обработку персональных данных по поручению компании выполняет провайдер, (например, аутсорсинговая бухгалтерская компания), то вышеперечисленный перечень документов дополняется:
Как видим, перечень документов, регламентирующий обработку персональных данных, достаточно обширный. Чтобы не перегружать документооборот огромным количеством локальных нормативных актов (приказов, положений, инструкций и т.д.), а процесс приема на работу в бесконечный процесс ознакомления с локальными документами, рекомендуется утвердить один документ, регламентирующий все аспекты работы с персональными данными в компании.