отдел хранения документов юургу телефон
VII. Организация хранения документов
VII. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Номенклатура дел
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве структурного подразделения, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве структурного подразделения. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.
Номенклатура дел структурного подразделения оформляется по установленной форме (приложение 23).
Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с начальником службы делопроизводства и заведующим архивом, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства до 1 октября текущего года. Номенклатура дел структурного подразделения рассматривается на заседании Экспертной комиссии университета, согласовывается с Экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов администрации Челябинской области и утверждается ректором университета. Согласованная и утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
После утверждения номенклатуры дел университета структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. Основной экземпляр хранится в Службе делопроизводства.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения при методической помощи архива.
7.1.1. Основные требования к оформлению номенклатуры дел
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения.
Графы номенклатуры дел структурных подразделений заполняются следующим образом:
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового индекса структурного подразделения, утвержденного приказом
№ _______ от __________________ и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Пример: 113-02-05, где
113-02 – обозначение структурного подразделения,
05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 заключаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (приказы). Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, протоколы, переписку и т.д.
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «текущая научная и методическая работа кафедры», «работа с аспирантами» и т.д.).
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка дела в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Пример:
«Учебно-методический комплекс (лекции, график проведения занятий)»;
«документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан»;
«документы (сводные ведомости результатов вступительных экзаменов, сводки о количестве зачисленных абитуриентов, представления факультетов на открытие коммерческих групп) о ходе приема в вуз».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу (ам) она ведется.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Пример: «Переписка с Министерством образования РФ за 2000 год»
Пример: «Переписка об организации курсов и групп по подготовке лиц, поступающих в вуз»; «переписка о приеме и зачислении в вуз»; «переписка с Минобразованием России о приеме в вуз, организации учебной работы и другим вопросам», «переписка по вопросам работы кафедры».
При составлении заголовков дел используются формулировки из примерной номенклатуры дел университета, т.е. заголовок переносится полностью.
Если в структурном подразделении хранится копия документа, то в графе заголовок дела после названия документа пишется слово «копия», в графе 5 «примечание» указывается место хранения подлинника.
Пример: «Приказы ректора университета по личному составу студентов. Копии». В графе 5 пишется «Подлинник – в службе делопроизводства».
Заголовки печатных изданий в номенклатуру дел не включаются.
Графа 3 заполняется по окончании календарного года. Указывается количество дел (в томах, папках) заведенных в структурном подразделении.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номер статей со ссылкой на перечень, который переносится из примерной номенклатуры дел структурного подразделения, при отсутствии примерной номенклатуры сроки хранения проставляются сотрудниками архива на основании типового перечня с указанием срока хранения документов. При включении в номенклатуру заголовков, срок хранения которых не предусмотрен примерной номенклатурой или перечнем, срок хранения устанавливает Экспертно-проверочная методическая комиссия Комитета по делам архивов Администрации Челябинской области по представлению архива и Экспертной комиссии университета. Документы (подлинники) со сроком хранения «постоянно» передаются в архив университета в установленном порядке.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах ответственных за оформление дел, о передаче дел в другое структурное подразделение.
7.2. Формирование и оформление дел
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела в университете формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.
Исполненные документы должны сдаваться исполнителем в структурные подразделения лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения в соответствии с номенклатурой дел.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой делопроизводства.
При формировании дел необходимо соблюдать общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного или учебного года; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Все документы отчетного или информационного характера по исполнению документов, находящихся на контроле, подшиваются в дело переписки за текущий год.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные учебные планы, отчеты, экзаменационные ведомости, списки студентов группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в хронологическом порядке.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Дела университета подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дела – подготовка дела к хранению.
Оформление дела включает в себя комплекс работ: описание дела на обложке (приложение 26); брошюровка; составление внутренней описи (приложение 27); нумерация листов и составление заверительной надписи (приложение 28). Оформление дел проводится сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, при методической помощи и под контролем службы делопроизводства университета.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.
7.3. Организация оперативного хранения документов
С момента заведения и до передачи в архив университета дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив университета.
7.4. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения.
Экспертиза ценности документов в университете на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
Для организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения документов, их отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, в университете создается экспертная комиссия, которая является постоянно действующим совещательным органом при ректоре университета
В своей работе экспертная комиссия руководствуется: законодательством Российской Федерации и Челябинской области, приказами, указаниями, правилами, инструкциями и другими нормативно-методическими рекомендациями, издаваемыми Государственной Архивной службой России и Комитетом по делам архивов администрации Челябинской области, «Перечнем документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения», Уставом университета, инструкцией по делопроизводству, положением о постоянно действующей экспертной комиссии, утвержденным приказом ректора университета.
Персональный состав экспертной комиссии назначается приказом ректора из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, включая представителей службы делопроизводства.
7.5. Уничтожение документов
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к их уничтожению (приложение 29) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии университета одновременно. Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются ректором только после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов Администрации Челябинской области; после этого университет имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего университета. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
7.6. Подготовка и передача документов в архив
В архив университета передаются дела завершенные делопроизводством постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел (приложении 30).
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
Дела временного срока (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке по акту (приложение 29).
Передача дел в архив университета осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником службы делопроизводства.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив университета, заведующим архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел университета. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.
Прием каждого дела производится заведующим архива университета в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом университета и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив университета передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения университета, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив университета, независимо от сроков хранения.
Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Архив
Конкурс на замещение должностей научных работников ЮУрГУ
22 апреля 2020
24 апреля 2019 г. объявлен конкурс на замещение должностей научных работников ЮУрГУ. В конкурсное объявление включены должности, по которым сроки трудовых договоров истекают в период с 01.06.2019 г. по 30.09.2019 г., и вакантные. (Приказ Министерства образования и науки РФ от 2 сентября 2015 г. № 937 «Об утверждении перечня должностей научных работников, подлежащих замещению по конкурсу, и порядка проведения указанного конкурса», Положение о порядке проведения конкурсов на замещение должностей научных работников в ФГАОУ ВО «ЮУрГУ (НИУ)» (приказ от 20.12.2016 г. № 674))
Прием заявлений для участия в конкурсе научных работников:
заканчивается за 15 календарных дней до даты проведения конкурса
Структурное подразделение (кафедра)
Должность
Окончательная дата подачи заявления
Место и дата проведения конкурса
—
заседание Конкурсной комиссии
НОЦ «Аэрокосмические технологии»
03.06.2019 г.
19.06.2019 г.
ауд. 1001
в 15:00
НОЦ «Аэрокосмические технологии»
Автоматика и управление
Теоретические основы электротехники
Теоретические основы электротехники
Уравнения математической физики
Колесные и гусеничные машины
Колесные и гусеничные машины
Математическое и компьютерное моделирование
Математическое и компьютерное моделирование
Электрические станции, сети и системы электроснабжения
Мехатроника и автоматизация
Научно-образовательный центр евразийских исследований
Главный научный сотрудник
03.06.2019 г.
19.06.2019 г.
ауд. 1001
в 16:15
Научно-образовательный центр евразийских исследований
центр спортивной науки
Главный научный сотрудник
11.06.2019 г.
27.06.2019 г.
ауд. 1001
в 14:00
Лаборатория «Молекулярно-генетических исследований здоровья и развития человека» НОЦ «Биомедицинские технологии»
Младший научный сотрудник
НОЦ «Цифровая индустрия»
Младший научный сотрудник
Лаборатория квантовой обработки информации и квантовых вычислений НОЦ «Цифровая индустрия»
Лаборатория квантовой обработки информации и квантовых вычислений НОЦ «Цифровая индустрия»
Место (адрес) приема заявлений для участия в конкурсе: Управление по работе с кадрами, г. Челябинск, пр. имени В. И. Ленина, 76, каб.: 130, 132, 142, 144 (главный корпус)
Телефоны для справок: 267-92-31; 267-97-80; 267-94-85; 267-93-99.
К заявлению на замещение должности должны быть приложены: список опубликованных и приравненных к ним научных и учебно-методических работ (за последние 5 лет); копии документов, подтверждающих соответствие претендента квалификационным требованиям, и документы, подтверждающие отсутствие у него ограничений на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами (справка об отсутствии судимости и (или) факта уголовного преследования, либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям; справку о предварительном или периодическом медицинском осмотре).
Квалификационные требования
Главный научный сотрудник: ученая степень доктора наук; наличие крупных научных трудов или дипломов на открытия и авторских свидетельств на изобретения, а также реализованных на практике результатов; научный авторитет в соответствующей области знаний.
Младший научный сотрудник: высшее профессиональное образование и опыт работы по специальности не менее 3 лет. При наличии ученой степени, окончании аспирантуры и прохождении стажировки – без предъявления требований к стажу работы. При наличии рекомендаций советов высших учебных заведений (факультетов) на должность младшего научного сотрудника могут быть назначены в порядке исключения выпускники высших учебных заведений, получившие опыт работы в период обучения.
Инженер-исследователь: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
Для участия в конкурсе научных работников:
Для участия в конкурсе претенденту необходимо разместить на портале вакансий заявку
по адресу «http://ученые-исследователи.рф»:
а) фамилию, имя и отчество (при наличии) претендента;
б) дату рождения претендента;
в) сведения о высшем образовании и квалификации, ученой степени (при наличии) и ученом звании (при наличии);
г) сведения о стаже и опыте работы;
д) сведения об отрасли (области) наук, в которых намерен работать претендент;
е) перечни ранее полученных основных результатов (число публикаций по вопросам профессиональной деятельности, количество результатов интеллектуальной деятельности и сведения об их использовании, количество грантов и (или) договоров на выполнение научно-исследовательских работ, опытно-конструкторских и технологических работ, включая международные проекты, в выполнении которых участвовал претендент, численность лиц, освоивших программы подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре, успешно защитивших научно-квалификационную работу (диссертацию) на соискание ученой степени кандидата наук, руководство которыми осуществлял претендент, и так далее).
Претендент вправе разместить на портале вакансий автобиографию и иные материалы, которые наиболее полно характеризуют его квалификацию, опыт и результативность.
Структурное подразделение (кафедра)
Должность
Сроки подачи заявок на портале
Место и дата проведения конкурса
–
заседание Конкурсной комиссии
Градостроительство, инженерные сети и системы
Ведущий научный сотрудник
с 20 мая 2019 г.
по 14 июня2019 г.
19.06.2019 г.
г. Челябинск, пр. Ленина, 76
ауд. 1001 (ГК)
время: 15:00
Лаборатория роста кристаллов НОЦ «Нанотехнологии»
Старший научный сотрудник
Материаловедение и физико-химия материалов
Старший научный сотрудник
НОЦ «Аэрокосмические технологии»
Старший научный сотрудник
Старший научный сотрудник
Старший научный сотрудник
Старший научный сотрудник
Оборудование и технология сварочного производства
Старший научный сотрудник
Экология и химическая технология
Старший научный сотрудник
НОЦ евразийских исследований
Ведущий научный сотрудник
с 20 мая 2019 г.
по 14 июня2019 г.
19.06.2019 г.
г. Челябинск, пр. Ленина, 76
ауд. 1001 (ГК)
время: 16:15
НОЦ евразийских исследований
Ведущий научный сотрудник
НИЛ миграционных исследований
Старший научный сотрудник
Старший научный сотрудник
Экономическая теория, региональная экономика, государственное и муниципальное управление
Старший научный сотрудник
Лаборатория «Молекулярно-генетических исследований здоровья и развития человека» НОЦ «Биомедицинские технологии»
с 20 мая 2019 г.
по 14 июня2019 г.
27.06.2019 г.
г. Челябинск, пр. Ленина, 76
ауд. 1001 (ГК)
время: 14:00
Лаборатория квантовой обработки информации и квантовых вычислений НОЦ «Цифровая индустрия»
Старший научный сотрудник
Лаборатория квантовой обработки информации и квантовых вычислений НОЦ «Цифровая индустрия»
Лаборатория перспективных исследований молекулярных механизмов стресса НОЦ «Биомедицинские технологии»
Лаборатория сенсорики НОЦ «Цифровая индустрия»
Ведущий научный сотрудник
Лаборатория сенсорики НОЦ «Цифровая индустрия»
Старший научный сотрудник
Лаборатория сенсорики НОЦ «Цифровая индустрия»
Старший научный сотрудник
Лаборатория сенсорики НОЦ «Цифровая индустрия»
Старший научный сотрудник
Лаборатория сенсорики НОЦ «Цифровая индустрия»
Научно-исследовательский центр спортивной науки
Ведущий научный сотрудник
НИЛ компьютерного моделирования лекарственных средств
Старший научный сотрудник
НИЛ компьютерного моделирования лекарственных средств
Старший научный сотрудник
НИЛ компьютерного моделирования лекарственных средств
Старший научный сотрудник
НИЛ компьютерного моделирования лекарственных средств
Старший научный сотрудник
НИЛ компьютерного моделирования лекарственных средств
Старший научный сотрудник
НИЛ компьютерного моделирования лекарственных средств
Старший научный сотрудник
НОЦ «Цифровая индустрия»
Старший научный сотрудник
НОЦ «Биомедицинские технологии»
Старший научный сотрудник
Пищевые и биотехнологии
Старший научный сотрудник
Пищевые и биотехнологии
Старший научный сотрудник
Пищевые и биотехнологии
Старший научный сотрудник
На заседание Конкурсной комиссии при себе иметь:
Квалификационные требования
Ведущий научный сотрудник: ученая степень доктора наук или кандидата наук, научные труды или авторские свидетельства на изобретения, а также реализованные на практике крупные проекты и разработки.
Старший научный сотрудник: высшее профессиональное образование и опыт работы по соответствующей специальности не мене 10 лет, наличие научных трудов или авторских свидетельств на изобретения. При наличии ученой степени – без предъявления требований к стажу работы.
Научный сотрудник: высшее профессиональное образование и опыт работы по специальности не менее 5 лет, наличие авторских свидетельств на изобретения или научных трудов. При наличии ученой степени – без предъявления требований к стажу работы.