Кто такой бизнес ассистент и чем он занимается
Бизнес-ассистент и помощник руководителя: кто это, что именно они делают и чем отличаются их обязанности
Бизнес-ассистент — это ключевой сотрудник в компании. Он занимается планированием дел руководителя, снимает с него множество задач и вникает в основные бизнес-процессы. Из статьи вы узнаете его функционал, “примерите” на себя эту должность и поймете, насколько она вам подходит.
Кто такой бизнес-ассистент
Это человек, который работает с бизнес-процессами и личными задачами руководителя. А именно:
Планирует рабочий график руководителя
Поддерживает деловые контакты: ведет переписку и созванивается с партнерами, контрагентами, поставщиками, клиентами, подрядчиками
Под задачу находит аутсорсеров, передает им часть дел и контролирует выполнение работы
В рамках своей компетенции, собирает, анализирует и систематизирует необходимую информацию
Предоставляет ее руководителю в готовом виде — ему уже не нужно вникать и тратить время
Благодаря синтезу этих задач, ассистент значительно разгружает своего работодателя и помогает развивать бизнес. Ассистент знает практически все о деловой жизни руководителя и всех ключевых процессах в компании.
И позицию бизнес-ассистента не стоит путать с должностью
Личного помощника руководителя
Который, главным образом, занимается персональными поручениями руководителя. Да, они могут быть связаны с работой, но большая их часть — это бытовая рутина, а не бизнес-процессы.
В этом главное отличие помощника от ассистента: бизнес-ассистент в меньшей степени занимается решением личных задач руководителя. Да, он может брать дополнительные обязанности, а его основной функционал — решение вопросов, связанных с бизнес-процессами
Личный помощник занимается обеспечением комфортной работы руководителя за счет разгрузки личных задачи, а бизнес-ассистент имеет возможность решать разные задачи именно в бизнесе.
Какими качествами должен обладать бизнес-ассистент?
Возможностью быстро собирать, анализировать и систематизировать нужную информацию, организационными возможностями, владение тайм-менеджментом и т.д.
И это лишь часть, полный перечень нужных качеств вы узнаете из следующей статьи.
Можно ли вырасти из бизнес-ассистента до руководящей позиции?
Один из главных путей развития ассистента — это руководящие позиции. Его работа уже предполагает прокачку навыков, которые нужны для управленческой должности. А вот с позиции личного помощника сложнее расти по руководящей линии.
Мы готовим новые статьи, связанные с: работой личного помощника, бизнес-ассистента, менеджера блогера и т.д. И чтобы такие материалы были для вас максимально полезными и практичными — посоветуйте в комментариях:
Какие качества помощника и ассистента считаете ключевыми
Что вам кажется привлекательным в этой работе
Чем занимается бизнес-ассистент и зачем он нужен?
За каждым успешным бизнесменом или политиком всегда стоит кто-то, кто делает его таковым.
Раньше говорили, что дело в женщине (жене, матери и т. д.). Якобы именно она является той шеей, которая поворачивает голову, прикрывает тыл и успокаивает домашним уютом.
Кто же этим занимается? Бизнес-ассистент!
Чем занимается бизнес-ассистент и зачем он нужен?
Чтобы руководитель не отвлекался от решения глобальных проблем компании и двигал свой бизнес в правильном направлении, ему необходим надежный помощник или ассистент.
Такой человек, которому можно доверить, если не все, то очень многое.
Максимально эффективно и качественно выполняющий любые поручения начальника, эрудированный, высокоморальный, обладающий широким спектром знаний и навыков, незаменимый специалист, доверенное лицо и помощник своего босса — это и есть бизнес-ассистент.
Мало обладать секретарским дипломом или уметь правильно оформлять документацию. Персональный ассистент — это отельный вид административной работы.
Такой специалист выполняет задачи не за деньги, а за идею. По сути, он второй человек в компании, барометр, по которому подчиненные и партнеры определяют состояние дел в бизнесе.
Личная преданность руководителю — основной профессиональный навык для данной специальности, который всегда высоко оплачивался, даже во времена кризиса.
Бизнес-ассистенты знают о своих руководителях все до мелочей: привычки, расписание, семейные обстоятельства, пожелания, предпочтения, друзей, коммерческие тайны и т. д.
Если начальник не доверяет помощнику, значит они не смогут работать в надежном тандеме.
Обязанности бизнес-ассистента
У помощника руководителя много обязанностей. Он не секретарь в обычном понимании, а высококвалифицированный специалист, выполняющий роль ассистента или заместителя начальника.
Бизнес-ассистент в современном бизнесе — это человек с супер-способностями, способный решить любую рабочую проблему своими силами, не отвлекая руководителя по любому поводу или для консультации от его основных и важных дел.
Однако, личный помощник абсолютно точно знает границы дозволенного, за которые никогда не выходит.
Он оперативно справляется с поставленными или возникшими в процессе деятельности компании задачами из его компетенции, без обращения к начальнику, но при этом не занимается делами организации за спиной у шефа.
Хороший бизнес-ассистент умеет хранить секреты, организован, грамотен, опрятен, надежен, креативен, доброжелателен и инициативен, эрудирован, находчив, стрессоустойчив и поддержит своего руководителя в самые трудные времена.
Именно такие специалисты, по мнению бизнесменов, на вес золота и особенно востребованы в крупных компаниях и корпорациях.
Хотите получить профессию будущего и стать успешным бизнес-ассистентом?
Рекомендуем рассмотреть обучение у нас в школе на курсе «Ассистент на миллион».
Оставьте заявку на обучение уже сегодня!
Кто такой бизнес-ассистент и чем он занимается
За каждым успешным бизнесменом или политиком всегда стоит кто-то, кто делает его таковым.
Раньше говорили, что дело в женщине (жене, матери и т. д.). Якобы именно она является той шеей, которая поворачивает голову, прикрывает тыл и успокаивает домашним уютом.
Кто же этим занимается?
Чтобы руководитель не отвлекался от решения глобальных проблем компании и двигал свой бизнес в правильном направлении, ему необходим надежный помощник или ассистент.
Такой человек, которому можно доверить, если не все, то очень многое.
Максимально эффективно и качественно выполняющий любые поручения начальника, эрудированный, высокоморальный, обладающий широким спектром знаний и навыков, незаменимый специалист, доверенное лицо и помощник своего босса — это и есть бизнес-ассистент.
Мало обладать секретарским дипломом или уметь правильно оформлять документацию. Персональный ассистент — это отельный вид административной работы.
Такой специалист выполняет задачи не за деньги, а за идею. По сути, он второй человек в компании, барометр, по которому подчиненные и партнеры определяют состояние дел в бизнесе.
Личная преданность руководителю — основной профессиональный навык для данной специальности, который всегда высоко оплачивался, даже во времена кризиса.
Бизнес-ассистенты знают о своих руководителях все до мелочей: привычки, расписание, семейные обстоятельства, пожелания, предпочтения, друзей, коммерческие тайны и т. д.
Если начальник не доверяет помощнику, значит они не смогут работать в надежном тандеме.
Обязанности бизнес-ассистента
У помощника руководителя много обязанностей. Он не секретарь в обычном понимании, а высококвалифицированный специалист, выполняющий роль ассистента или заместителя начальника.
Задачи бизнес-ассистента:
Бизнес-ассистент в современном бизнесе — это человек с супер-способностями, способный решить любую рабочую проблему своими силами, не отвлекая руководителя по любому поводу или для консультации от его основных и важных дел.
Однако, личный помощник абсолютно точно знает границы дозволенного, за которые никогда не выходит.
Он оперативно справляется с поставленными или возникшими в процессе деятельности компании задачами из его компетенции, без обращения к начальнику, но при этом не занимается делами организации за спиной у шефа.
Хороший бизнес-ассистент умеет хранить секреты, организован, грамотен, опрятен, надежен, креативен, доброжелателен и инициативен, эрудирован, находчив, стрессоустойчив и поддержит своего руководителя в самые трудные времена.
Именно такие специалисты, по мнению бизнесменов, на вес золота и особенно востребованы в крупных компаниях и корпорациях.
Хотите получить профессию будущего и стать успешным бизнес-ассистентом?
Рекомендуем рассмотреть обучение у нас в школе на курсе «Ассистент на миллион». Оставьте заявку на обучение уже сегодня!
Качества бизнес-ассистента, или в чём отличия от секретаря: коротко о важном
Как топ-менеджеру перестать быть «узким горлышком» и пропускать через себя решение всех текущих вопросов по проектам и делам? Спросила об этом у генерального директора группы компаний «Агротек» Николая Грушко. Спойлер: поможет бизнес-ассистент. А вот как его искать, и какими качествами он должен обладать? И чем вообще этот специалист отличается от секретаря или личного помощника руководителя? Об этом ниже.
Информация без упущений и лишних деталей
Бизнес-ассистент должен уметь подавать информацию чётко, дозировано и грамотно. Он не должен приходить с ворохом бумаг или отправлять их на электронную почту, чтобы руководитель сам разбирался. При этом ему необходимо уметь выделять главное из второстепенного, получать данные из разных отделов компаний (отдел продаж, финансовый департамент, юристы, склад и логистическая служба), систематизировать их. Этому специалисту важно погружаться в специфику компании, понимать алгоритмы взаимодействия и приоритет в решении вопросов.
Стратег, а не просто исполнитель
Не нужно путать бизнес-ассистента с секретарём или личным помощником. Их задачи сугубо административные (хотя и не менее важные): вести рабочий календарь руководителя, заказывать билеты, напоминать о важных датах. Перечень задач бизнес-ассистента не находится в плоскости чисто организационных дел. Он должен уметь мыслить стратегически, быть соратником руководителя. Также бизнес-ассистент должен обладать управленческими компетенциями – уметь грамотно ставить задачи коллегам любого уровня – от рядовых сотрудников до руководителей департаментов и подразделений. После чего контролировать их выполнение и уметь быть требовательным не только к себе, но и к коллегам, в случае необходимости, для качественного исполнения поручений руководителя.
Гуманитарий и технарь одновременно
Склад ума бизнес-ассистента должен быть и гуманитарный, и технический одновременно. Например, на собеседовании не лишним будет задать пару арифметических примеров. Как показывает практика, элементарные вычисления у многих претендентов на вакансию бизнес-ассистента вызывают сложности, хотя в резюме указывается обратное. Гуманитарная сторона заключается в развитых коммуникативных навыках. При этом речь не идёт о том, чтобы бизнес-ассистент умел говорить на любые темы. Он должен уметь находить общий язык с людьми, быть доброжелательным, аргументировать необходимость предоставления информации сотрудникам отделов, которые не входит в его подчинение.
На «ты» с информационными технологиями
Бизнес-ассистент должен владеть IT, быстро находить нужную информацию в корпоративной системе, предоставлять её оперативно и в удобном формате на рассмотрение по запросу руководителя. На согласование документов также должны уходить минимальные затраты времени. Общение в мессенджерах, которые, казалось бы, все освоили вдоль и поперёк, тоже не должно вызывать трудностей. Мессенджеры не должны становиться болталкой. Это должен быть инструмент делового общения, основная задача которого заключается в принятии оперативных управленческих решений.
Мужчина или женщина бизнес-ассистент
Наверное, это дело каждого руководителя. На рынке дефицит кадров мужского пола в этой должности выше. И уровень заработной платы тоже выше, соответственно. Конкуренция у бизнес-ассистентов женщин более явная, но не все понимают, что это не работа секретаря. Кроме того, традиционно женщины больше привязаны к семье, детям, что может быть не совсем удобно, если высока интенсивность командировок, возможен ненормированный график работы.
И, конечно, важно, чтобы руководитель и бизнес-ассистент совпадали по духу, руководствовались схожими принципами деловой жизни, умели говорить на одном языке и легко коммуницировали. У них могут быть разные жизненные приоритеты, разный взгляд на вещи, моральные аспекты каких-то вопросов, но в делах они должны смотреть в одну сторону, чтобы бизнес развивался.
Функции помощника руководителя
Сформулировать функции помощника руководителя в полном объёме, пожалуй, невозможно: точный список требований к соискателю на должность ассистента директора во многом определяется спецификой деятельности компании, а также зависит от субъективных предпочтений руководителя. Одно можно сказать наверняка: помощник должен стремиться к постоянному повышению своей личной продуктивности и обладать безукоризненными морально-этическими качествами, ведь он будет иметь практически неограниченный доступ не только к корпоративной, но и личной информации о высшем руководстве.
Неудивительно, что подобная вакансия достанется скорее кандидату со скромным послужным списком, но умеющему «поймать волну» шефа, чем блестящему профессионалу, не сумевшему расположить к себе руководителя при первичном знакомстве.
Кто такой «личный помощник руководителя» и чем он занимается?
Ассистентами руководителя зачастую становятся хорошие секретари, делопроизводители, офис-менеджеры, то есть сотрудники, которые переросли уровень своего непосредственного функционала, однако не имеют возможности традиционного вертикального продвижения в организационной схеме компании. Нередко помощь руководителю совмещается с выполнением других обязанностей, например, юриста или переводчика.
Роль ассистента директора в любой компании огромна: от уровня его профессионализма зависит эффективность рабочего времени первых лиц предприятия. Труд ассистента подразумевает, что гендиректор может разгрузить свой рабочий день от значительной части задач, не требующих личного участия, переложив их на помощника.
Не только у выпускников вузов, но даже у более опытных соискателей должность персонального помощника ассоциируется в первую очередь со скучной секретарской работой, однако на деле ассистент может выполнять различные административные роли.
Специфика профессии
Наверное, редкая должность сравнится по уровню противоречивости и размытости требований, как работа личного помощника, которая должна быть не столько профессией, сколько призванием.
Специфика должности «личный ассистент» такова, что невозможно заранее просчитать все нюансы, особенности, полный функционал, поскольку конкретный круг обязанностей по большей части зависит от индивидуальных потребностей работодателя. Иногда директору требуется человек, который избавил бы его от «бумажной работы», порой ассистент занят выполнением личных поручений. Некоторые директора предпочитают нанимать двух помощников для различных видов деятельности, а в крупных компаниях помощник может выполнять роль главы специального отдела и даже иметь собственных подчинённых.
Общие обязанности ассистента
Функциональные обязанности работников, занятых данным направлением деятельности, включают в себя немало пунктов:
В некоторых компаниях ассистент может отвечать за документооборот всей организации или руководить отделом секретариата.
Дополнительные функции помощника руководителя
Обычно список обязанностей бизнес-ассистента значительно шире, чем функционал секретаря или администратора. Личный помощник, на которого возлагаются дополнительные обязанности, — обычное дело для данной сферы деятельности.
Чаще всего руководителю требуется сотрудник с разноплановыми способностями и талантами. Круг обязанностей должности личного помощника может подразумевать перевод документов с иностранного языка, а также сопровождение руководителя на деловых встречах в качестве переводчика: порой на переговорах озвучивается такая информация, которую нельзя доверить стороннему лицу. На ассистента могут возлагаться заботы о бытовых потребностях директора: заказ такси, гостиничного номера, организация питания, оформление необходимых для поездки документов. Словом, каждый руководитель предъявляет свои особенные требования к кандидату на роль правой руки первого лица компании.
Профессиональные запросы к соискателю на должность личного ассистента руководителя
Профессию помощника часто рассматривают как карьерный старт, возможность получить управленческий опыт и вникнуть в практические тонкости выбранной отрасли. Молодому выпускнику имеет смысл рассматривать предложения средних организаций, поскольку серьёзный топ-менеджер наверняка предпочтёт кандидата, обладающего определённым жизненным опытом и профессиональными навыками. Впрочем, не бывает правил без исключений, иногда вакансия крупной корпорации достаётся молодым, но талантливым соискателям.
Требования к опыту и образованию ассистента
Соискатель на должность личного помощника должен обладать как минимум средним профессиональным, а лучше — высшим образованием, связанным с администрированием или (в отдельных случаях) со спецификой деятельности предприятия.
Обычно к кандидатам предъявляются следующие профессиональные требования:
Минимальный перечень требований к претенденту на должность персонального помощника может быть расширен в зависимости от размера, сферы деятельности и иных особенностей конкретной компании. Многие организации называют конкурентным преимуществом наличие у соискателя дополнительных курсов или образования по различным бизнес-направлениям.
Личные качества, необходимые помощнику главы компании
Специфика такой ответственной и многогранной профессии, как личный помощник руководителя, требует особого склада характера. Ассистент должен уметь подстраиваться под распорядок дня, психологические особенности, личные предпочтения начальника. Основное требование к ассистенту — его темперамент и модели поведения должны дополнять личность руководителя, а не вступать в диссонанс.
Помощник топ-менеджера должен обладать следующими качествами:
Однако самым главным достоинством личного помощника является безусловная лояльность и стремление соблюдать интересы работодателя.
Нормативно-правовые аспекты должности личного помощника
Квалификационный справочник относит должность личного ассистента к категории руководящих постов. Следовательно, административно-организационные обязанности ассистента расцениваются и регламентируются подобно функционалу руководства (как минимум линейного уровня).
Режим работы
Продолжительность рабочего дня личного помощника зачастую зависит от рабочего распорядка его руководителя. Строгое соблюдение прописанных в нормативных документах рамок трудового дня возможно разве что для вспомогательных должностей, вроде офис-менеджера, а помощник рангом выше обычно вынужден сопоставлять свой график с режимом начальства.
Размытость рабочего дня, а также необходимость всегда оставаться на связи и пребывать в состоянии «боевой готовности» зачастую отпугивает кандидатов, хотя в совокупности рабочие часы составляют не больше времени, чем на любой другой хорошо оплачиваемой должности. Однако необходимо учитывать, что, как на всяком руководящем посту, граница между рабочим и личным временем заметно стирается.
Должностная инструкция
Законодательство РФ не регламентирует процесс разработки должностной инструкции и не предъявляет жёстких требований к её содержанию. Поэтому большинство работодателей самостоятельно определяют круг задач и полномочий для той или иной вакансии.
Должностная инструкция представляет собой структурированное разъяснение смысла конкретной должности, этот нормативный документ содержит не только обязанности, но и права сотрудника.
Учитывая специфику деятельности ассистента, к составлению должностной инструкции следует подойти с предельным вниманием. Не стоит довольствоваться типовым образцом, который не может учесть все нюансы работы на конкретном предприятии. Кроме того, важно различать должности личного помощника и помощника руководителя проекта: обязанности последнего обычно имеют временный характер.
Советы соискателям на должность личного ассистента гендиректора
Как правило, соискатели рассматривают предложения по вакансиям личного помощника гендиректора или владельца бизнеса. Если вы не имеете должного опыта или сомневаетесь в своей способности справиться с обязанностями и функциями помощника руководителя компании, тогда, возможно, стоит попробовать начать свою карьеру с должности ассистента линейного менеджера, например, начальника отдела продаж. Пусть это не столь престижная должность, однако она даёт прекрасную возможность получить необходимый опыт.
Что написать в резюме
Прежде всего, не стоит составлять резюме из шаблонных фраз, подглядывая значение того или иного навыка в интернет-поисковике. Опытный рекрутер раскусит вас на стадии телефонного экспресс-интервью. Недостаток опыта можно компенсировать рассказом о своих личных достижениях, полезных чертах характера, профессиональных знаниях.
Следует помнить, что резюме с фотографией обрабатываются в первую очередь, однако не нужно прикреплять к документу первый попавшийся автопортрет: фото с вечеринки, в тёмных очках, слишком сильно отретушированное и с другими странностями скорее насторожит, чем привлечёт внимание к вашей кандидатуре.
Примерные пункты резюме:
Заполняя графу «Контакты» перечислите все возможные способы связаться с вами: телефон, адрес электронной почты, ссылки на страницы в социальных интернет-порталах. И, кстати, приведите страницу в порядок, так как серьёзные работодатели обращают пристальное внимание на личные странички соискателей. Почистите шок-контент, удалите сомнительные фото, избавьтесь от двусмысленных высказываний.
Карьерный рост личного помощника
Парадокс, свойственный должности личного ассистента руководителя, заключается в том, что, чем лучше показывает себя сотрудник, тем меньше у него шансов сделать карьеру. Хороший помощник обычно продвигается наверх вместе со своим руководителем. Поскольку сотрудник данной должности ценен в первую личными качествами, которым, в отличие от профессиональных навыков, обучить невозможно, директора и топ-менеджеры весьма неохотно отпускают своих помощников строить карьеру.
Впрочем, если ваш руководитель дорожит вами, он постарается по возможности компенсировать ваши неудобства: повышая зарплату, предоставляя дополнительные льготы, улучшая условия труда, подчёркивая ваш статус перед коллективом. Это называется «горизонтальная карьера»: ваша значимость увеличивается при неизменности занимаемого положения.
Заключение
Как любая профессия, должность личного помощника имеет свои плюсы и минусы. Мы уже упоминали ненормированный рабочей день; к недостаткам можно отнести также возрастные ограничения: многие работодатели предпочитают принимать сотрудников не моложе двадцати пяти лет.
Однако возможность тесного сотрудничества с управленцем высшего звена — это неоценимая возможность получить руководящий опыт, который пригодится в любой сфере деятельности, и, может быть, даже открыть собственное дело.