Критерии выполнения задач что это

5 способов ставить задачи, чтобы их понимали и выполняли в срок

Когда задачи не выполняются, виноват часто не только тот, кто их делал, но и тот, кто ставил. Ведь от правильной постановки напрямую зависит качество и эффективность выполнения. Не приложили инструкций, не объяснили целей и ожидаемых результатов, не дали инструментов – вот у сотрудника или подрядчика и не получилось сделать все, как нужно.

Сложность еще и в том, что часто с позиции постановщика сложно оценить, какая именно информация, данные и инструменты нужны исполнителю. Первому кажется, что все очевидно, а для второго это не так. Чтобы этого избежать, можно использовать методы постановки задач, которые помогают разложить все по полочкам, не упустить ничего важного и повысить шансы на успех. В статье рассмотрим 5 таких методов с примерами.

SMART

Один из самых популярных подходов, который позволяет собрать воедино всю необходимую информацию и сформулировать задачу максимально четко и понятно. Изначально использовался для постановки целей, но подходит и для задач.

Буквы аббревиатуры обозначают критерии правильно поставленной задачи:

Time bound – ограниченная во времени.

Важно, чтобы задача отвечала всем пяти критериям

Пример. Допустим, заказчику нужно получить больше трафика из контекстной рекламы в высокий сезон – с июня по август. Для этого он ставит задачу исполнителю – подрядчику по контекстной рекламе. Чтобы она соответствовала SMART-критериям, ее можно сформулировать так:

Увеличить трафик с контекстной рекламы на 20% к 1.06.2020 за счет запуска РСЯ, Google Ads и YouTube.

В такой формулировке задача:

конкретная – показывает, какой нужно получить результат и каким способом;

измеримая – указан процент, на который нужно увеличить трафик;

достижимая – учитывая, что РСЯ, Google Ads и YouTube еще даже не запускали;

значимая – компании важно получить больше трафика в сезон, чтобы максимизировать прибыль;

ограниченная во времени – указан срок.

Модель ориентирована на постановку задач программистам, так как работает по принципам алгоритма, но и для взаимодействия с сотрудниками и подрядчиками других специальностей тоже подойдет. Особенно полезна для работы с новичками, так как раскладывает задачу и процесс работы над ней по полочкам.

В отличие от метода SMART, здесь буквы аббревиатуры обозначают не критерии, а главы ТЗ и отчасти этапы работы над задачей:

Test1 – какой результат нужно получить или что конкретно сделать;

Operation – какие действия нужно выполнить, чтобы получить результат;

Test2 – как мы поймем, что двигаемся к результату;

Exit – как мы поймем, что достигли результата.

Такой подход помогает исполнителю лучше понять задачу, потому что показывает, как достигнуть результата и убедиться, что получили именно то, что нужно.

Четкий алгоритм постановки задачи по TOTE

Пример. Специалист по контекстной рекламе взял в помощники новичка и решил начать практику с самого простого, например с составления объявлений. Такая задача, поставленная по TOTE, может выглядеть так:

Подготовить объявления для рекламной кампании Ателье

T1: Нужно составить объявления в соответствии с согласованной с клиентом концепцией (в файле) по шаблону (прилагаю) и нашим правилам (в чек-листе). Объявления должны содержать по два заголовка, тексты, быстрые и отображаемые ссылки.

O: Чек-лист задачи:

1. Изучить концепцию и чек-лист по созданию объявлений;

2. Скопировать в шаблон ключевые фразы и заполнить все поля для каждой;

3. Проверить объявление по чек-листу и на соответствие ограничениям Директа;

T2: Чтобы не переделывать, делай все в этой последовательности.

E: Результатом будет заполненный и согласованный шаблон, готовый к загрузке в Яндекс.Директ.

HD-RW-RM

Способ позволяет дать исполнителю всю необходимую информацию, не забыв ничего важного. Отчасти пересекается со SMART, но учитывает не критерии, а информационные блоки ТЗ.

Буквы аббревиатуры обозначают разделы шаблона, по которому удобно заполнять задачу:

Header – заголовок, отвечает на вопрос «Что нужно сделать»;

Description – описание, погружает в контекст задачи и детали;

Result – результат, описывает критерии, по которым будем определять, что задача выполнена;

Way – путь, может показывать, с чего начать, или содержать четкий алгоритм с точками контроля;

Redline – время и приоритет, выставляет сроки и показывает, насколько задача важна;

Motivation – мотивация, объясняет, зачем результат нужен поставщику, исполнителю и другим заинтересованным сотрудникам.

Главное отличие от других методов – в блоке «Мотивация». Понимая, зачем это нужно, исполнитель может более ответственно подойти к выполнению задачи.

Шаблон для постановки таких задач может выглядеть так

Пример. Небольшая команда специалистов по контекстной рекламе растет, и, чтобы масштабироваться безболезненно и поддерживать уровень качества на каждом проекте, нужно стандартизировать процессы. Руководитель ставит одному из самых опытных членов команды задачу описать процесс настройки кампании в Яндекс.Директе. Важно учесть все нюансы, ведь от четкости процессов может зависеть доход всей команды в целом и каждого специалиста в отдельности.

Поставленная по методу HD-RW-RM, задача может выглядеть так:

Стандартизировать настройку кампаний в Яндекс.Директе

Описать процесс настройки кампании в Яндекс.Директе

Нам нужно стандартизировать все процессы работы над проектами. Начать решили с настройки кампаний в Директе, так как таких задач сейчас в работе больше всего. Нужен четкий алгоритм, по которому смогут работать и опытные сотрудники, и новички.

Результатом станет пошаговая инструкция в Google Docs и чек-лист, который мы сможем прикладывать к таким задачам в таск-менеджере.

Начни со своего опыта – опиши алгоритм, по которому настраиваешь сам. Собери все моменты, в которых можно ошибиться. Потом обсуди с парой опытных ребят. Возможно, они подскажут, как сделать эффективнее какие-то этапы. Покажи 2-3 новичкам, чтобы собрать их вопросы. Доработай и согласуем.

У задачи первый приоритет после клиентских проектов. Будет здорово, если сможем запустить работу по новому процессу через месяц, 25 июля.

Мы продолжаем расти. Этот алгоритм поможет делать кампании быстрее без потери качества и не упускать важных деталей. А значит, мы сможем взять дополнительные проекты и все вместе будем зарабатывать больше.

Задача важная, поскольку влияет на репутацию и прибыль, но сотрудник опытный, поэтому ему можно не расписывать весь процесс по шагам.

Кстати, получать больше прибыли от ведения контекстной рекламы можно не только за счет роста клиентской базы, но и с помощью партнерских программ. Например, участники партнерской программы Click.ru получают до 18% от рекламного оборота клиентов.

CLEAR

Методику разработал канадский бизнес-тренер и гребец Адам Крик в качестве альтернативы модели SMART. В отличие от нее, CLEAR позволяет ставить более гибкие задачи, которые могут изменяться в зависимости от обстоятельств.

Буквы аббревиатуры обозначают критерии, которым должна соответствовать правильно поставленная задача:

Collaborative – командная, мотивирует сотрудников работать вместе;

Limited – ограниченная, по аналогии со SMART – достижимая и ограниченная во времени;

Emotional – эмоциональная, интересна исполнителям;

Approachable – доступная, можно разбить на мелкие подзадачи;

Refinable – гибкая, может изменяться в процессе выполнения.

Первый критерий подразумевает, что метод лучше использовать, когда нужно поставить задачу нескольким сотрудникам или группе исполнителей, иначе в нем теряется смысл.

Критерии другие, принцип тот же

Пример. Системы контекстной рекламы регулярно выпускают обновления и новые инструменты. Чтобы оставаться в тренде и не растерять клиентов, в отделе контекстной рекламы решили поставить регулярную задачу для всех специалистов: ежемесячно изучать обновления, проверять, на каких проектах они могут быть полезны, и направлять предложения по оптимизации клиентам.

Вот как можно сформулировать эту задачу по CLEAR:

Направлять клиентам предложения по подключению новых инструментов рекламных систем до 10 числа каждого месяца.

Так она соответствует методике:

командная – задачу поставили всему отделу, сотрудники могут помочь друг другу разобраться в обновлениях и составить предложения;

ограниченная – она достижима и имеет сроки (до 10 числа);

эмоциональная – выходит за рамки стандартных процессов и позволяет проявить свои навыки и знания в маркетинге;

доступная – можно разбить на подзадачи: изучить обновления, проанализировать проекты в работе и т. д.;

гибкая – в один месяц Яндекс.Директ выпускает обновления одно за другим, в другой – едва меняет что-то по мелочи.

Еще одна альтернатива методу SMART, разработанная Массачусетским технологическим институтом. Эта методика также ориентирована на командную работу и амбиции исполнителей, поэтому вряд ли подойдет для рядовых задач вроде сбора семантики или анализа площадок в РСЯ.

Так же как в SMART и CLEAR, буквы аббревиатуры обозначают критерии задачи:

Frequently discussed – часто обсуждаемая, о задаче в команде постоянно говорят, чтобы не упустить ее из виду;

Ambitious – амбициозная, выполнимая, но не слишком легкая, чтобы могла вдохновить исполнителей на достижение большего;

Specific – конкретная, по аналогии со SMART;

Transparent – прозрачная, сама задача и цель, для достижения которой ее нужно сделать, видны всей команде.

Методика помогает ставить и работать с важными для компании или проекта задачами так, чтобы они оставались в фокусе и выполнялись качественно.

Пожалуй, выбирать между SMART, CLEAR и FAST можно в зависимости от типа и важности задачи, а также от того, кому она адресована

Пример. В агентстве решили повысить уровень клиентского сервиса за счет более прозрачных и понятных отчетов по контекстной рекламе. Перед отделом стоит глобальная задача: подобрать подходящий инструмент и перенести в него всю клиентскую отчетность.

По FAST задачу можно сформулировать так:

Подобрать и внедрить до 1 июня систему визуализации данных с возможностью строить динамические отчеты по контекстной рекламе, чтобы сделать отчетность быстрее для специалистов и понятнее для клиентов.

Пройдемся по критериям:

часто обсуждаемая – задача затрагивает всех сотрудников отдела, поэтому ее будут обсуждать;

амбициозная – она непростая, потому что глобальная, но выполнима;

прозрачная – всем сотрудникам понятно, что сделать (подобрать и внедрить) и зачем это нужно (ускорить процессы и сделать отчеты понятнее).

7 полезных инструментов для постановки задач

Выбрать какой-то один метод и оттачивать его или использовать разные способы для постановки задач разной сложности сотрудникам разного уровня – решать вам. В любом случае все задачи нужно где-то фиксировать. Поэтому делимся подборкой таск-менеджеров, в которых можно ставить задачи по любой из этих методологий. Выбирайте, исходя из потребностей и размеров вашей команды:

Источник

Показатели и критерии оценки эффективности

Одним из этапов развития знаний о процессах труда в системе управления предприятиями должна стать разработка подходов к определению его уровня и к разработке критериев оценки эффективности мероприятий, направленных на повышение уровня работоспособности и продуктивности персонала. Улучшению работоспособности способствует мотивирование персонала. Внедрение на практике результатов исследования процессов мотивации труда работников позволит лучше использовать трудовой потенциал предприятий.

Влияние мотивации на работу

Мотивация – это совокупность сил, которые заставляют человека выполнять какую-либо работу. Эти силы могут иметь внутренний и внешний характер. Внутренние силы, которые заставляют человека достигать цели, называются мотивами, а внешние – стимулами.

Что такое критерий?

На подготовительном этапе исследования необходимо разработать критерии, по которым будет осуществляться оценка результативности механизма по улучшению определенного процесса на предприятии. Под критерием эффективности следует понимать меру оценки эффективности, при которой выбираются определенные средства достижения поставленной задачи.

Для субъекта критерий становится ориентиром, к которому должно стремиться оцениваемое явление в своем развитии. Критерий связан с установленным заданием и условиями его выполнения, он должен устанавливать и определять уровень достижения поставленных задач.

Разработка критериев по оценке эффективности деятельности предприятия

По своей природе критерий является качественно и количественно определенным. При разработке критерия следует принимать во внимание ряд правил. Во-первых, название критерия должно соответствовать его сущности. Во-вторых, критерий должен быть четким и понятным, а также он должен отвечать определенной цели и способствовать поддержанию определенных стратегий или инициатив.

Кроме того, следует установить, является ли определение данного аспекта эффективности возможным. Если да, то с помощью каких методов. Целесообразно установить, можно ли выразить критерий в математических терминах и записать формулу; понятна ли система измерения; понятно ли, какие данные необходимы для расчетов. Также необходимо установить, насколько точными будут полученные данные, допустима ли некоторая потеря детализации, определить, как часто следует проводить подобные расчеты; установить, достаточно ли эта частота для того, чтобы отследить влияние мероприятий на улучшение показателей; определить, откуда должны поступать данные для отслеживания критериев; определить, кто именно отвечает за сбор, составление и анализ данных; каким образом будут использованы полученные данные.

Интегральный показатель как способ определения эффективности деятельности работы

Есть множество критериев оценки эффективности работы сотрудников предприятия. Одним из них является графоаналитический метод. Значение результирующего индикатора определяет длину вектора, образуя пятиугольник эффективности труда. Здесь показателями и критериями оценки эффективности деятельности персонала компании выступают основные функции менеджмента:

Если значения всех результирующих индикаторов будут находиться в диапазоне от 1 до 2, то уровень эффективности труда является высоким, если все показатели находятся в диапазоне 1-0,5 – уровень мотивации характеризуется как «средний», уровень эффективности характеризуется как «низкий», когда значение результирующих параметров находятся в диапазоне от 0 до 0,5.

Применение пятиугольника

Пятиугольник может иметь правильную и неправильную форму. Если его форма правильная – организация в равной степени использует инструменты, способствующие увеличению эффективности труда по всем функциям управления. Неправильная форма пятиугольника означает, что один вектор развит больше других или все векторы развиты по-разному. Это свидетельствует о неполном использовании трудового потенциала на предприятии.

Достижение высокого эффекта от деятельности работников предприятия

Принимая управленческие решения, следует учитывать, что низкий показатель уровня трудового потенциала сотрудников приводит к низким темпам роста результативности труда, а высокий показатель ­– одна из предпосылок достижения быстрых темпов роста как путем повышения мотивации, так и путем непосредственного участия в принятии решений, планировании, организации и контроле своей деятельности.

Следует отметить возрастающую роль инструментов мотивации труда при неопределенности будущей ситуации, недостаточном уровне информированности или распространении дезинформации в трудовом коллективе, отсутствии знаний и опыта в области планирования, отсутствии уверенности в финансовой и социальной стабильности членов коллектива. Проблема достижения необходимого эффекта от работников является актуальной не только для стран с переходной экономикой, она во всем мире беспокоит прогрессивных ученых и политиков, руководителей предприятий и менеджеров.

Разработка критериев оценки эффективности деятельности в условиях обострения конкуренции становится очень важной. Рост заработной платы, который происходит соответственно росту производительности труда или несколько опережает ее, создает благоприятные стимулы к поиску самых передовых преимуществ в конкуренции.

Вместе с тем нельзя недооценивать также социального эффекта стимулирующих мер. Снижение мотивирующей и стимулирующей роли оплаты труда и доходов приводит к противоположному эффекту – падению производительности труда, неэффективного использования рабочего времени, деградации качества трудового потенциала и другим негативным социально-экономическим последствиям. Возникает вопрос об определении основных критериев оценки эффективности работников, поскольку влияние на трудовой потенциал имеют экономические и социальные измерения.

Критерии оценки эффективности деятельности работников

Основой для исследования эффективности методов мотивации труда является система критериев, характеризующих комплексное и системное воздействие на объект управления. К ним можно отнести движение персонала, его квалификацию, а также то, как улучшение работы сотрудников предприятия будет влиять на основные экономические показатели самой фирмы.

Помимо всего этого, существуют и другие критерии, например, условия труда и его организация. Здесь надо учитывать, сколько раз работник не вышел на работу по неуважительной причине, сколько раз он опоздал. Также необходимо обратить внимание на количество сотрудников, которые имеют свободный график, и сколько человек на предприятии работают по совмещению.

Показатели оценки эффективности деятельности сотрудников фирмы

Учитывая все критерии оценки эффективности необходимо разработать систему показателей. В связи с этим стоит группировать все критерии эффективности методов труда по признаку однородности:

Для оценки эффективности методов, направленных на улучшение результативности труда персонала, необходимо провести исследование качественных и количественных критериев оценки эффективности труда. К количественным показателям относятся фонд оплаты труда, потери от брака, совокупные расходы на персонал и т. д.; к качественным – удовлетворенность трудом, степень свободы при принятии решений и информированность персонала о деятельности предприятия. Для того чтобы получить необходимую информацию о качественных показателях, надо использовать результаты различных социометрических или социологических опросов, например, опрос по исследованию уровня мотивационного механизма в компании.

Показатели образовательно-квалификационного уровня персонала влияют на такие экономические показатели предприятия, как количество освоенных инновационных видов продукции, затраты предприятия, объем товарной продукции, фондоотдачу и производительность труда.

Экономические показатели

Затраты на улучшение продуктивности труда способны не просто повысить результативность работы персонала, но и способствуют улучшению деятельности всей компании. Главный из критериев оценки эффективности деятельности предприятия – прибыль. Основная задача любого предприятия заключается в получении прибыли, поэтому именно на это направлены все мероприятия по улучшению отдельных процессов в компании.

Экономические показатели и критерии оценки эффективности деятельности персонала и, как следствие, предприятия отыгрывают самую важную роль. Основными показателями, которыми можно измерить эффективность мероприятий по улучшению трудового потенциала, являются следующие:

Экономические критерии

К экономическим критериям оценки эффективности деятельности предприятия принято относить доход, прибыль издержки, размер валовой, реализованной и товарной продукции, рентабельность, фондоотдачу, а также то, насколько предприятие использует свои мощности. Безусловно, главный критерий – прибыль. Увеличиваться прибыль компании может либо за счет увеличения дохода, либо из-за уменьшения издержек. Но наиболее эффективный способ увеличить прибыль – снизить затраты и увеличить доходы.

Для достижения целей руководство предприятия должно учитывать ориентацию основных принципов, которые являются основой для анализа эффективности методов по улучшению производительности труда персонала. К ним можно отнести эффективность, оперативность, системность, объективность и т. д.

Критерии оценки эффективности управления операционными системами

Цель оценки заключается в получении необходимой информации об эффективности механизма управления на предприятии. Этот механизм направлен на удовлетворение потребностей и целей фирмы. Результативным он может стать только в случае достижения гармонии интересов, потребностей и целей заинтересованных сторон.

Цель операционной системы заключается в том, чтобы обеспечить эффективную реализацию поставленных компанией целей и задач. Главный показатель эффективности для операционной системы – то, как реализуются поставленные цели. Чтобы определить эффективность, необходимо определить цели количественно, после чего надо сравнивать фактически достигнутые цели с тем, что было запланировано руководством.

Выбор критериев и показателей для оценки эффективности управления осуществляется индивидуально для каждого предприятия, а перечень индикаторов при оценке будет варьироваться. В качестве примера можно привести совершенствования коллективно-договорного регулирования, что может сказаться на улучшении условий и оплаты труда.

Источник

Новое в блогах

Как расставить приоритеты в работе, если нужно выполнить сразу несколько задач

Вопрос

Как ставить приоритеты, когда наваливается много работы, например первые дни после отпуска?

Ответ

Если пытаться совместить выполнение двух и более дел, ни одно из них не будет успешным. Об этом говорит не только народная мудрость про двух зайцев, но и научные данные. В 1970-е годы в Ленинградской военно-медицинской академии им. С.М. Кирова врачи-спецфизиологи пытались найти способы расширить поле человеческого внимания в рамках подготовки пилотов военной авиации. Но все попытки остались безуспешными: человек не может с высочайшей точностью выполнять два или более дел одновременно, даже если будет много тренироваться.

Однако, как выяснилось, человек способен переключаться между разными видами деятельности, и тогда он сможет выполнять каждую задачу с требуемым качеством. Именно переключение внимания стало главным параметром при подготовке военных пилотов. Этим же способом я советую воспользоваться и Вам. Успешному человеку необходимо уметь расставлять приоритеты в работе правильно.

Как выбрать самую важную задачу и расставить приоритеты выполнения правильно

Принимая какое-либо решение, мы, осознанно или нет, руководствуемся некими критериями приоритетности. Например, приобретая автомобиль, Вы оцениваете его по нескольким важным для Вас параметрам: внешний вид, комфорт, безопасность, бренд, скоростные или внедорожные качества – у каждого свои предпочтения. Подобные критерии должны применяться и при выборе наиболее приоритетных задач.

Например, в Японии у госслужащих есть жесткое правило: первыми выполняются задания, поступившие от руководителей высшего звена, затем – от руководителей более низкого уровня и так далее по нисходящей. У российских Генеральных Директоров нет таких жестких правил, поэтому нужно проделать определенную работу, чтобы осознать, какими критериями руководствуетесь (или хотите руководствоваться) Вы при выборе первоочередных задач, и уметь расставлять приоритеты. Другими словами, нужно выработать собственные критерии, которых Вы будете придерживаться во всех без исключения рабочих ситуациях.

Как выработать свои критерии. Прежде всего, составьте список всех возможных критериев, на основании которых Вы можете судить о степени приоритетности задачи. Изначальный перечень может оказаться весьма объемным (см.: Критерии для оценки приоритетности задачи). Это не страшно, важно выделить три-четыре ключевые для Вас позиции (использование более пяти критериев будет скорее мешать, чем помогать).

Чтобы убедиться, что Вы не ошиблись с выбором, проранжируйте с помощью отобранных критериев задачи вчерашнего дня. Возможно, Вы захотите внести коррективы.

Критерии для оценки приоритетности задачи

Данные критерии называли руководители на тренингах, посвященных планированию и тайм-менеджменту.

По материалам Анатолия Шаульского

Как пользоваться критериями приоритетности на практике

Всякий раз, когда перед Вами стоит много задач и нужно расставить их по приоритетности, за какую взяться в первую очередь, сверяйтесь со своими критериями. Предположим, из первичного списка Вы отобрали следующие критерии: значимость результата, последствия невыполнения задачи, влияние на стратегические цели подразделения или компании, возможность делегирования. Наиболее приоритетной в данном случае будет задача, отвечающая большему количеству критериев. Однако может случиться так, что сразу несколько задач отвечают одинаковому количеству критериев. Поэтому следует заранее присвоить каждому из критериев свой вес, чтобы в сумме получилась единица. Например:

Тогда, если одна задача отвечает двум «легким» критериям (0,1 + 0,2), а другая – одному, но весомому (0,4), вторая будет приоритетнее.

Один раз определив для себя ключевые критерии, Вы начнете быстрее и увереннее принимать решения в периоды цейтнота. Умение расставлять приоритеты избавит Вас от соблазна выполнять несколько дел одновременно, и Вы скорее заметите, что производительность Вашего труда выросла многократно.

Источник