Корпоративное такси что это такое
Корпоративное такси: услуга, формирующая положительный имидж компании
Зачем нужно корпоративное такси?
Само собой разумеется, что теоретически сотрудники могут самостоятельно заказать себе машину. Однако, заказывая услугу корпоративного такси, компания заявляет об определенном статусе бизнеса — показывает уважительное отношение к своему персоналу (корпоративная культура имеет большое значение) и создает мотивационный фактор.
В итоге компания оказывается в выигрыше. Сотрудники понимают, что это делается для них, и, даже из чувства ответственности и благодарности, стараются изо всех сил сделать свою работу более продуктивной. Такая вот простая, но полезная психология.
В Москве наиболее выгодные условия для заказа такой услуги, как «корпоративное такси», представлены у сервиса «Ангел Такси», и вот почему:
То есть ломать голову над тем, где заказать услугу корпоративного такси в Москве и Подмосковье, не придется — положительный имидж гарантирован: о компании, регулярно заказывающей такси для сотрудников, не станут писать в отзывах ничего плохого даже после перехода на другую работу. С 90-процентной вероятностью.
Время — деньги
С какой еще целью компании заказывают корпоративное такси для своего персонала?
Да потому, что время — деньги: это известное выражение в современных условиях стоит воспринимать практически буквально. Сотрудник, вовремя оказавшийся на рабочем месте, сможет в оговоренный час приступить к выполнению своих обязанностей и, соответственно, сделает больше.
Такси для корпоративных клиентов
Еще одна незаменимая услуга — заказ такси для корпоративных клиентов. И вовсе не обязательно держать в своем штате водителя с личным автомобилем, ведь заказ этой услуги обойдется гораздо дешевле, а выглядеть при этом будет эффективнее.
В любое время рабочего дня клиент, которым компания дорожит, может быть доставлен в офис фирмы или в какое-либо другое место.
Естественно, что со стороны клиента оценка такой услуги будет исключительно положительной. А это опять же формирование положительного имиджа компании.
Заказ такси онлайн
Чтобы сотрудничать с такси «Ангел» было удобнее, на сайте этого сервиса есть такой удобный раздел, как «Кабинет клиента».
Там можно посмотреть всю информацию о предыдущих заказах, рассчитать тарифы, создать заявки на новые поездки, ознакомиться с предлагаемыми условиями и подобрать наиболее подходящие услуги. Причем заявки можно оставлять не только в телефонном режиме, но и онлайн!
Оперативность подачи авто, как и удобство и безопасность поездки, гарантируется. Это основные условия, которые клиенты требуют от любой службы такси. В сервисе, где работают квалифицированные профессионалы, это понимают, а потому делают все возможное, чтобы соответствовать вышеуказанным требованиям. 
Как подключить корпоративное такси Яндекс
Сервис «Яндекса» корпоративное такси позволяет по-новому подойти к необходимости содержать собственный автопарк и повысить обеспеченность сотрудников индивидуальным транспортом.
Чем отличаются корпоративные клиенты от других пассажиров
Растет спрос на услуги такси по корпоративным тарифам, что объясняется возможностью относительно легко и с большой эффективностью обеспечить сотрудников автомобильным транспортом. Работа по указанному тарифу обеспечивает треть перевозок таксомоторов.
Основные отличия корпоративных услуг «Яндекс.Такси» следующие:
Правила заключения договора на предоставление услуг с Яндекс Такси
Статус корпоративного клиента «Яндекс.Такси» определяется договором с агрегатором. Он заключается между юридическими лицами и оформляется удобным для сторон способом:
Процедура начинается с подачи заявки на портале «Яндекс.Такси». Заполняется форма, данные обрабатываются, после чего сотрудник компании связывается с заказчиком для проверки и уточнения деталей. Потенциальному клиенту желательно подготовить номера телефонов пользователей, разъяснить им правила работы с приложением.
Особенности использования личного кабинета
Корпоративный клиент взаимодействует с «Яндекс.Такси» через личный кабинет, что имеет свои особенности:
Порядок работы корпоративного клиента в личном кабинете «Яндекс.Такси»:
В дальнейшем заказ такси осуществляется через личный кабинет. Возникающие при использовании программного обеспечения трудности стороны, заключившие контракт, разрешают в онлайн-режиме.
Отслеживание баланса
Одним из условий корпоративного обслуживания «Яндекс.Такси» является поддержание положительного баланса. Регламентируется только первый взнос, который должен превышать 1000 р. и осуществляться через банк.
В дальнейшем пополнение счёта может производиться любым удобным способом и на любую сумму. Деньги могут, не списываясь, находиться на балансе неограниченное количество времени без привязки к числу поездок.
Тарифы корпоративных заказов
Тарифы корпоративных клиентов «Яндекс.Такси» схожи с таковыми для физических лиц. Различие состоит только в оплате НДС. В зависимости от избранного тарифа перевозок меняется его стоимость: для класса «Эконом» — 200 р., а для класса «Бизнес» — 400 р. В остальном ценообразование едино.
Преимущества и недостатки корпоративных тарифов
Водители и клиенты «Яндекс.Такси» отмечают такие достоинства применения корпоративных тарифов:
Недостатком корпоративных тарифов является их неприспособленность к организации разовых и регулярных перевозок больших групп людей, из чего вытекает невозможность планирования точек остановок на маршруте.
Как заказывать такси
Чтобы избежать накладок и недоразумений, старайтесь заполнять все графы заказа, воздержавшись от многозначных вариантов. Необходимо:
Затем сформированный заказ поступает в отработку.
Как отменить заказ
Клиент в любой момент может отказаться от заказа (однако, после подачи автомобиля эта возможность становится платной). Достаточно в нижней части экрана в приложении выбрать графу «Отменить заказ» или позвонить диспетчеру службы такси. Номер телефона указывается в меню «Детали поездки».
Можно ли получить отчёты о поездках
Полная статистика о поездках доступна в личном кабинете. Настройки позволяют менять следующие параметры:
Система позволяет просматривать маршруты, квитанции и отчёты за произвольный период и сохранять их в Excel-формате.
Какая информация содержится
Каждая поездка документируется. Кроме того, при оформлении подписки на ваш почтовый ящик будет автоматически приходить следующая информация:
При разрешённых Push-уведомлениях ссылку на чеки найдёте в них.
Способы пополнения баланса
Самый быстрый и дешёвый способ пополнения баланса сейчас — через терминал «Киви». Порядок действий таков:
Пополнение баланса завершено.
Внести средства на баланс можно с помощью приложения «Таксометр». Для этого потребуется:
Никаких процентов и сборов система не взимает.
Можно ли вернуть остаток средств при закрытии счёта
Возврат денег производится по заявкам, отправленным по адресу info@balance.yandex.ru. Специалисты компании дадут исчерпывающую консультацию при возникновении нестандартных ситуаций. Остаток средств не имеет ограничений по срокам хранения независимо от числа поездок в месяц.
При закрытии счёта в течение 7 дней месяца, следующего за отчётным, предоставляются документы:
Оригиналы отправляются почтой, электронные версии — на указанный при регистрации email.
Перед закрытием с данными можно ознакомиться в «Яндекс.Баланс». Для этого нажмите на название компании вверху и справа экрана и выберите «Финансовые документы».
Отзывы клиентов
Григорий, 53 года, Владивосток
Будучи руководителем компании, год назад заключил договор с «Яндекс» на предоставление услуг корпоративного такси вместо содержания своего автопарка. Не жалею о принятом решении. Транспорт подаётся за 5 минут, цены как для физических лиц, маршрут и расходы всегда под контролем. При необходимости доступно обслуживание по классу «Бизнес» или «Премиум». Всегда доступны статистика и отчёты за любой период. За всё время негативных ситуаций не случалось. Доволен работой сервиса.
Валентина, 31 год, Пермь
Компания, в которой я работаю, заключила договор с «Яндекс.Такси» на корпоративное обслуживание. У нас много поездок в пределах города, и важна быстрая подача машин. В редких случаях ожидание затягивается до 5 минут, среднее время реакции 2-3 минуты после размещения заявки. Особо подчеркну вежливость водителей и опрятное состояние машин. Недоразумения и накладки случаются, но всё разрешается оперативно и никак не отражается на качестве услуг. Даже собственный гараж вряд ли бы предоставил лучший сервис.
Алексей, 27 лет, Самара
На меня возложена обязанность обеспечивать сотрудников транспортом. Раньше пользовались услугами частных таксомоторных парков, и сумма расходов была приемлемой. С началом работы корпоративного такси от «Яндекса» затраты резко возросли, с 29 до 68 тыс.руб. в последнем месяце. При разборе причин выяснилось, что не списываются отсутствующие поездки, хотя в приложении пользователей стоят 0. Компании стоило бы самой лучше тестировать программное обеспечение, не перекладывая эту работу на своих клиентов.
Экономия и прозрачность: как работает Яндекс.Такси для бизнеса
Банк «Открытие», Baker McKenzie, DOC+ и другие клиенты делятся впечатлениями
Три года назад, в апреле 2016 года, мы начали работать с корпоративными клиентами. За это время к сервису Яндекс.Такси для бизнеса подключились больше 23 тысяч компаний в России и Казахстане. Рассказываем, чем мы им помогаем.
Кому и зачем нужен Яндекс.Такси для бизнеса
Подключение к корпоративному сервису Яндекс.Такси избавляет компанию от необходимости содержать собственный автопарк или заказывать машины в конкретном таксопарке. В первом случае приходится обслуживать автомобили и платить зарплату водителям, во втором — платить за ожидание. Переход на Яндекс.Такси помогает бизнесу сэкономить от десятков тысяч до миллионов рублей в квартал и обеспечивает сотрудников надёжным доступом к транспорту в любое время суток.
Вы хотите подключить свою компанию. Что делать дальше
Для подключения достаточно заполнить форму на сайте и подписать договор — в этот же день вы получите логин и пароль от своей учётной записи.
После подключения к сервису всю информацию о поездках можно найти в личном кабинете. Там же можно установить лимиты по сумме, числу заказов или классу машин для разных сотрудников, проанализировать расходы за любой период и сформировать электронные документы для бухгалтерии.
Заказывать такси может ответственный представитель компании через личный кабинет или каждый сотрудник самостоятельно. Для второго варианта нужно дать сотрудникам доступ к заказам — тогда у них в приложении появится новый, корпоративный способ оплаты. Можно дать и временный доступ к заказам, например, на время командировки. Сотрудники могут вызывать такси не только для рабочих, но и для личных нужд — если компания предлагает бесплатное такси как часть соцпакета.
Мы работаем с любыми клиентами: они могут совершать и пять поездок в месяц, и сто тысяч. Если у бизнеса есть подразделения в нескольких регионах, для их одновременного подключения достаточно всего одного договора. Один из наших клиентов таким образом пользуется сервисом в 383 городах.
Шесть плюсов Яндекс.Такси для бизнеса
Средняя скорость подачи машины в Москве и крупных городах России — 4–5 минут
Больше 700 городов работы в России и Казахстане
Одним федеральным договором можно подключить все филиалы в регионах
Интеграция с внутренними IT-системами компании по API
Подробная статистика поездок и электронная отчётность
Отдельная круглосуточная служба поддержки и персональные менеджеры для клиентов
Мы сэкономили 4,8 миллиона рублей, а поездок стало больше
Банк «Открытие»
Алина Зверева, эксперт Управления автотранспортного обеспечения банка
Весь транспорт класса Эконом по заявкам сотрудников, кроме трансферов в аэропорты, нам предоставляет Яндекс.Такси. Сотрудники вызывают такси через заявку на нашем корпоративном портале. У некоторых менеджеров, которые ездят часто, есть возможность делать заказ самостоятельно, через приложение Яндекс.Такси.
Яндекс.Такси для бизнеса часто пользуются компании, которым нужно развозить сотрудников по домам, когда общественный транспорт уже не работает. Машины могут работать по принципу карпуллинга: в маршрут добавляются промежуточные точки, и одно такси может развезти до трёх человек. Задача решается минимальным количеством машин.
Этой опцией пользуются компании из сферы развлечений, ретейла и общепита. Например, сеть «Бургер Кинг» и «Ашан».
К сервису подключены подразделения нашего банка в 26 городах. Общая сумма договоров — более 20 миллионов рублей. Сотрудники головного офиса совершают около 50 поездок ежедневно. Суммарное число поездок по России — больше 1500 в день.
И немного цифр. В первом квартале 2018 года банк тратил на услуги транспортных компаний 7,4 миллиона рублей. А в четвёртом квартале, благодаря оптимизации схемы транспортного обслуживания и привлечению Яндекс.Такси к дневным поездкам, расходы сократились до 2,6 миллиона рублей. Мы сэкономили 4,8 миллиона рублей, учитывая, что поездок стало значительно больше.
Мы планируем заключить централизованный договор для головного офиса и региональных подразделений банка. Это стало возможным благодаря мультикабинету (функции, с помощью которой компания может давать разные права доступа администраторам региональных офисов. — Прим. Яндекс.Такси). К централизованному договору присоединятся наши филиалы ещё в 50 городах России.
Яндекс.Такси развозит наших сотрудников по вечерам и ночью
Радиостанция «Эхо Москвы»
Дмитрий Михайлов, директор по административно-хозяйственным вопросам
Мы сотрудничаем около года и довольны. Яндекс.Такси развозит сотрудников станции преимущественно по вечерам и ночью, иногда днём тоже. В день бывает по 6-7 поездок. Такси для рабочих нужд можно заказать через референта или в приложении. Оперативные вопросы я решаю по телефону с нашим менеджером службы поддержки.
Раньше мы сотрудничали с таксопарками напрямую, но Яндекс.Такси оказался выгоднее и быстрее
—
Юридическая компания Baker McKenzie
Евгения Петрунина, менеджер
Мы пользуемся всеми тарифами Яндекс.Такси: в зависимости от грейда сотрудник может выбрать машину определённого класса. В основном мы вызываем такси для поездок на встречи в Москве, в командировках, для трансфера в аэропорт и для встречи гостей. Некоторые вызывают машины с детским креслом для личных нужд. Сделать заказ можно через секретаря или самостоятельно, через приложение.
Раньше мы сотрудничали с таксопарками напрямую, но Яндекс.Такси оказался выгоднее и быстрее: машины их партнёров приезжают к офису за две-три минуты. На каждого сотрудника есть лимит по сумме, но за два года никто за него не вышел. В личном кабинете я могу получить максимально полную статистику поездок, найти по дате нужную информацию, а все квитанции приходят мне на почту.
Мы облегчили жизнь нашим врачам и почти вдвое сократили расходы на транспорт
Медицинский сервис DOC+
Александр Андреев, операционный директор
Мы сотрудничаем с Яндекс.Такси с 2016 года — практически с момента запуска нашего сервиса. Основная доля заказов, конечно же, приходится на наших врачей. С помощью сервиса им удаётся быстро перемещаться от пациента к пациенту. Мы работаем по всей Москве и Московской области, и далеко не всегда доктору удобно использовать личную машину или общественный транспорт. Иногда такси пользуются и офисные сотрудники в корпоративных целях.
С помощью Яндекс.Такси можно не только доехать до нужного места, но и сделать бизнес. Сервис через API интегрируется с внутренними системами компании и позволяет создавать новые сервисы для клиентов и компаний.
По такой схеме работает, например, кэшбек-сервис Citylife: он начисляет своим пользователям баллы, которыми можно расплатиться за такси.
У нас в штате больше 200 врачей. Подобрать водителя под каждого очень сложно. Например, у тех, кто работает по совместительству, часто меняется график работы. Как следствие, нам нужно тратить много операционных ресурсов для управления не только графиками врачей, но и графиками водителей.
Сотрудничество с Яндекс.Такси решило эту проблему. Мы облегчили жизнь нашим врачам, почти вдвое сократили расходы на транспорт. Преимущественно мы экономим за счёт того, что водитель такси не ждёт врача с вызова, а значит, мы не тратим деньги, пока врач работает с пациентом.
Евгений Синельников,
руководитель b2b-направления Яндекс.Такси
Три года назад, перед запуском сервиса Яндекс.Такси для бизнеса, мы много встречались с коллегами по рынку, которые работали в корпоративном сегменте. И почти от всех слышали скептические замечания. Ещё бы: в глазах перевозчиков Яндекс — это про технологии, данные и интернет. Но никак не про сложную бытовую услугу для корпоративных клиентов.
Сейчас мы можем смело сказать: получилось. Оказывается и здесь наши технологии, наш подход и наша команда дают нужный результат. Но останавливаться ещё очень рано, в планах — дальнейший рост в России, международная экспансия и новые продукты.
Мы видим, что у компаний есть запрос на корпоративные решения от наших коллег — других сервисов Яндекса. Поэтому мы будем расширять ассортимент услуг и предложим клиентам новые b2b-продукты уже совсем скоро. А в будущем сможем развить целую экосистему из множества подобных корпоративных сервисов.
Корпоративное такси: варианты использования, способы снижения налоговых потерь и требования к документации
Каждому руководителю важно, чтобы сотрудники работали эффективно. Если в их обязанности входят встречи в разных местах города, то от того, насколько быстро и комфортно сотрудники будут передвигаться между ними, зависит и количество сделок, и мотивация специалистов. Решить вопрос перемещений можно с помощью услуг корпоративного такси у агрегаторов — таких как Яндекс.Такси для бизнеса. По сравнению с общественным транспортом это быстрее, продуктивнее (сотрудники не устают от дороги) и безопаснее для всех во время пандемии. Кроме того, снижается риск утечки информации, если сотрудник ведет в пути телефонные переговоры.
Агрегаторы работают с компаниями на основании договора оказания услуг по организации перевозок пассажиров и багажа легковыми такси. Услуги оплачиваются по безналичному расчету. В этой статье мы рассмотрим, как можно использовать и оформлять услуги такси в рамках договора и оптимизировать налоговую нагрузку.
К сожалению, налоговое законодательство отстает от современных реалий и не всегда считает такси обоснованными бизнес-расходами. Для уменьшения налоговых потерь руководителю нужно заранее определить подходящие варианты использования корпоративного такси. Все возможные ситуации перечислены в таблице 1.
В период эпидемии работники, которые пользуются общественным транспортом (и, следовательно, бизнес работодателя), подвергаются повышенному риску. Весной 2020 года бизнес-сообщество предлагало освободить от НДФЛ доходы от услуг перевозок пассажиров и багажа, в том числе легковым такси, доставки отправлений, услуг краткосрочной аренды автомобилей (услуг каршеринга) и разрешить работодателям включать расходы на данные услуги в расходы для целей налога на прибыль. Однако, эти предложения не были приняты.
Тем не менее, многие работодатели проявили социальную ответственность и разрешили работникам пользоваться такси для поездок из дома на работу и обратно. Несмотря на то, что налоговое законодательство не предусматривает каких-либо льгот для этих услуг в период эпидемии, учесть затраты на такси в расходах по налогу на прибыль всё-таки можно (смотрите случаи 2, 3).
Такси для корпоративных клиентов: варианты использования, налоговые потери и требования к документации
Все варианты можно сравнить по нескольким критериям, которые вы видите в таблице. Первый — это налоговая нагрузка, а именно возможность включения затрат в расходы по налогу на прибыль или УСН, возможность вычета НДС по услугам такси и их исключение из базы по зарплатным налогам (НДФЛ и страховыми взносами). Второй важный критерий — требования к оформлению документов: есть ли необходимость ведения громоздкого персонифицированного учета и большого объема документации или нет. Для кого-то составление и хранение большого набора документов будет оправдано — если включение затрат в расходы экономически выгодно. Но в случае, когда доля расходов на корпоративный транспорт в общем бюджете незначительна, оформлять услуги такси по первому варианту не имеет смысла — из-за огромного документооборота, который нужно не только создать, но и хранить в течение минимум 4-х лет. Также важно учитывать систему налогообложения: некоторым компаниям можно не задумываться о затратах. Сюда относятся компании с УСН 6%, убыточные юрлица, медцентры, которые платят налог на прибыль по ставке 0%, некоммерческие организации, которые могут оплачивать услуги такси из целевых средств и т. д. В таких случаях для использования такси корпоративным клиентам лучше выбрать вариант 4 или 7. Это существенно уменьшит документооборот в организации.
К этой статье прилагается набор документов, которые важно составить в каждой из рассматриваемых ситуаций. В комплекте документов вы найдете в том числе ответы на возможные вопросы налоговых органов. А в каждом блоке — бухгалтерские и налоговые нюансы использования корпоративного такси.
Ситуация 1. Поездки в связи со служебной необходимостью, исключая поездки дом — работа — дом
Одна из самых распространенных ситуаций использования такси как бизнес-расхода — это служебные поездки.
В этом варианте необходимость каждой поездки нужно доказывать и подтверждать актами и отчетами — даже если у сотрудника в трудовом договоре есть пункт о разъездном характере работы. Хранить документы компания обязана в течение 4-х лет.
Лимиты и ограничения
Обычно агрегатор такси позволяет настроить лимит по сумме для конкретного сотрудника, класс такси, который он может заказывать, а также ограничить по времени заказ корпоративного такси определенными часами.
Лимит помогает контролировать затраты и предупреждает злоупотребление со стороны сотрудников. Но для налоговых целей наличие лимита не доказывает служебную необходимость поездок и не исключает налоговые риски: они остаются, хотя, возможно, снижаются. Сейчас лимиты часто используются для нормирования затрат на мобильную связь, а организации могут учитывать эти расходы в налоговых целях и не подтверждать экономическую обоснованность каждого звонка. Это возможно, поскольку по этому вопросу сложилась положительная судебная практика. К сожалению, аналогичных судебных решений по услугам корпоративного такси пока нет.
Некоторые агрегаторы позволяют запретить вызов такси за счет компании в определенное время суток. Поездки вне рабочего времени действительно стоит либо ограничить, либо оформить как вариант 4. В противном случае есть риск получить от работника требования о выплатах за сверхурочную работу.
Календарь как замена большого количества служебных записок
Чтобы включить в расходы затраты на такси, нужно подтвердить факт служебной необходимости поездки. Подтверждающими документами могут быть служебная записка сотрудника (при достаточно редких поездках) или маршрутный лист (при частых поездках). Если поездки случаются хотя бы несколько раз в неделю, то на составление служебных записок уходит много времени. Кроме того вырастает объем документации, которую нужно хранить. Этот пакет можно заменить на один документ — скриншот рабочего календаря за неделю. Календарь может быть любым: привязанным к почте (Яндекс, Google) или календарем из вашей CRM. Важно, чтобы он был распечатан и утвержден руководителем, который, собственно, и заинтересован в улучшении результатов работы конкретного сотрудника. В календаре нужно указывать не только место и собеседника, но и цель встречи. К примеру, «переговоры по условиям поставки мыла» (смотрите рисунок 1 — Пример календаря). Важно, чтобы из записи в календаре было понятно, что поездку совершали именно для служебных целей.
Как настроить процесс использования календаря?
Шаг 1. Сотрудник подключается к системе, где можно отмечать встречи (календарь в Яндекс.Почте, Gmail, календарь из CRM).
Шаг 2. Сотрудник назначает встречи.
Шаг 3. Руководитель подтверждает проведенные встречи.
Шаг 4. Календарь распечатывается каждую неделю, а производственная необходимость поездок подтверждается визой руководителя.
Бухгалтерские проводки в ситуации 1
Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.
Дт 19 Кт 60 — отражен НДС по рабочим поездкам на основании счета-фактуры от агрегатора.
Дт 68.02 Кт 19 — вычет НДС по счету-фактуре агрегатора включен в книгу покупок в части рабочих поездок и сумм в пределах лимита.
Дт 60 Кт 51 — оплачены услуги агрегатора.
Дт 73 Кт 60 — отражена стоимость поездок, служебная необходимость которых не подтверждена, а также деловых поездок сверх лимита, если он был установлен (удерживается из зарплаты сотрудника).
Дт 73 Кт 19 – отражен НДС по поездкам, стоимость которых удерживается из зарплаты сотрудника (если служебная необходимость была не подтверждена или превышен лимит на деловые поездки).
Налоги в ситуации 1
Включить затраты на служебные поездки в расходы для налога на прибыль можно на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (Другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией). Кроме того, по мнению Минфина РФ, если компания в качестве служебного транспорта использует услуги такси, эти расходы можно признать по статье «Расходы на содержание служебного транспорта» (Письмо Минфина РФ от 20.10.2017 г. № 03-03-06/1/68839).
НДС, указанный агрегатором в счете-фактуре, можно вычесть (включить в книгу покупок) на основании п. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ.
Компании, которые платят налог по упрощенной системе налогообложения, также могут списать затраты на служебные поездки на основании указанного выше письма Минфина РФ и подп. 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ (Расходы на содержание служебного транспорта).
Зарплатными налогами расходы на такси не облагаются: это расходы для целей организации, а не физического лица. Поездки сверх лимита, если он был установлен, или нецелевые поездки сотрудники оплачивают сами (их стоимость удерживается из зарплаты). При этом заявления об удержании стоит собрать с сотрудников заранее.
Ситуация 2. Поездки дом — работа — дом как часть оплаты труда
Некоторые организации включают услуги такси в соцпакет как часть оплаты труда сотрудника. Если ограничиться только оплатой поездок на такси из дома на работу и обратно (а в период пандемии это особенно актуально), затраты на такие поездки можно включить в расходы для целей налогообложения. При этом работодатель может устанавливать лимиты на использование такси, чтобы предупредить злоупотребление со стороны сотрудников.
Чтобы подтвердить право на вычет расходов на основании ст. 255, п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ, нужно убедиться, что внутренние положения компании, которые регламентируют выплаты работникам, являются частью трудового договора. Например, в трудовые договоры можно включить такое положение: «Работнику могут выплачиваться стимулирующие и компенсационные выплаты. Размер и порядок таких выплат устанавливается в соответствии с настоящим договором, дополнительными соглашениями к нему, действующими в организации положениями и иными локальными нормативными актами, в том числе положениями, регламентами, приказами и другими документами. Локальные нормативные акты, в соответствии с которыми осуществляются такие выплаты, являются неотъемлемой частью настоящего договора».
Обратите внимание, что Трудовой кодекс запрещает платить в натуральной форме более 20% начисленной работнику за месяц зарплаты. Поэтому в случае с низкооплачиваемыми специалистами важно контролировать, чтобы затраты на поездки не превысили эту величину.
Бухгалтерские проводки в ситуации 2
Дт 20 (26, 44) Кт 70 — отражены расходы, связанные с оплатой услуг такси как часть оплаты труда по подтвержденным суммам в пределах лимита.
Дт 20 (26, 44) Кт 69 — начислены страховые взносы на стоимость поездок по подтвержденным суммам в пределах лимита.
Дт 19 Кт 60 — отражен НДС по услугам такси на основании полученного счета-фактуры.
Дт 68.02 Кт 19 — вычет НДС по счету-фактуре от агрегатора включен в книгу покупок в части подтвержденных сумм в пределах лимита.
Дт 60 Кт 51 — оплачены услуги агрегатора.
Дт 70 Кт 60 — согласно отчету агрегатора распределены затраты по сотрудникам в пределах лимита.
Дт 73 Кт 60 — отражена стоимость нецелевых поездок или поездок сверх лимита, которые оплачивает сотрудник (удерживается из зарплаты).
Дт 73 Кт 19 — отражен НДС по поездкам, стоимость которых удерживается из зарплаты сотрудника (поездки сверх лимита, нецелевые поездки).
Налоги в ситуации 2
Чтобы включить выплаты в систему оплаты труда для целей налогообложения, нужно указать их в таком качестве в положении об оплате труда или другом локальном нормативном акте (по ст. 8 Трудового кодекса РФ). Услуги такси можно включить в расходы для налога на прибыль на основании ст. 255 и п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ как расходы на оплату труда.
НДС, который агрегатор выставляет в части подтвержденных поездок в пределах установленного лимита, можно включить в книгу покупок (предъявить к вычету) на основании п. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ.
Плательщики УСН также могут включить в затраты расходы на такси как расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
Расходы на такси в пределах лимита являются частью системы оплаты труда и не включены в перечень необлагаемых доходов физических лиц. Поэтому они облагаются зарплатными налогами в полном объеме (НДФЛ и страховыми взносами). Стоимость поездок сверх лимита удерживают из зарплаты сотрудника на основании заявления, которое лучше подписать заранее.
Ситуация 2а. Коллективные поездки дом — работа — дом как часть оплаты труда
Бухгалтерские проводки в ситуации 2а
Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с коллективными поездками сотрудников на такси.
Дт 19 Кт 60 — отражен НДС по услугам такси на основании полученного счета-фактуры.
Дт 68.02 Кт 19 — НДС по коллективным поездкам включен в книгу покупок.
Дт 60 Кт 51 — оплачены услуги агрегатора.
Дт 73 Кт 60 — отражена стоимость поездок, совершенных с нарушениями правил оказания услуг такси (удерживается из зарплаты сотрудника).
Дт 73 Кт 19 — отражен НДС по поездкам, стоимость которых удерживается из зарплаты сотрудника (поездки с нарушениями правил).
Налоги в ситуации 2а
При использовании коллективного такси включить затраты в расходы для налога на прибыль можно на основании ст. 255 и п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ. Эти расходы считаются затратами на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования в силу технологических особенностей производства (за пределами времени работы общественного транспорта). В этом случае в компании обязательно должен быть подписан локальный нормативный акт о включении в систему оплаты труда оплаты проезда сотрудника по маршруту дом — работа — дом. Это подтверждают письма Минфина РФ (от 23.01.2020 г. № 03-03-06/1/3758 и от 16.04.2019 г. № 03-03-07/26913).
НДС, выставленный агрегатором в стоимости коллективных поездок, можно включить в книгу покупок (предъявить к вычету) на основании п. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ.
Плательщики УСН могут включить в расходы затраты на такси как расходы на оплату труда на основании подп. 6 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ.
Платить НДФЛ и страховые взносы компания не должна, поскольку объект налогообложения в этом случае отсутствует: доходы физических лиц, которые они получили в натуральной форме, посчитать невозможно (п. 8 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 21 июня 1999 г. № 42). Письма Минфина России также подтверждают, что, если сотрудники не могут добираться общественным транспортом до работы, объекта налогообложения по налогу на доходы физических лиц не возникает (письма от 21.04.2014 г. № 03-03-06/1/18198 и от 6 марта 2013 г. № 03-04-06/6715).
Если сотрудники нарушают правила вызова такси, стоимость услуг агрегатора с НДС удерживают из зарплаты инициатора поездки. Делается это на основании заявления сотрудника, которое нужно составить заранее.
Ситуация 3. Поездки дом — работа — дом как выплата социального характера
Другой, более рискованный вариант оплаты поездок работа — дом — работа — это оформление их как выплаты социального характера, не связанной с результатами труда. Судя по положительной судебной практике по другим подобным выплатам, в такой ситуации можно сэкономить на страховых взносах. Однако, есть риск, что свое право не начислять страховые взносы компании придется доказывать в суде. Поэтому при оформлении этого варианта важно не ошибиться ни в одном слове.
Такой вариант нельзя использовать в качестве способа мотивации, то есть нельзя устанавливать лимиты и класс такси в зависимости от должности, позиции, грейда или для конкретного сотрудника. Критически важно, чтобы размер выплат никак не был связан с результатами труда. Все условия оплаты поездок, включая лимиты и класс такси, должны быть одинаковыми для всех работников компании вне зависимости от должности и статуса. Исключение можно сделать, если это необходимо, только для надомников и совместителей: для них передвижения между домом и работой не выглядят обязательными. Ситуации 2 и 3 являются взаимоисключающими: в одной компании можно применять только один из этих вариантов оформления поездок из дома до работы и обратно.
Хотя в этой ситуации выплаты не связаны с результатами труда, они включаются в фонд оплаты труда на основании локального нормативного акта (Положения об оплате услуг корпоративного такси для поездок сотрудников из места проживания на работу и обратно как выплат социального характера). Поэтому они подпадают под исключение, установленное п. 26 ст. 270 НК РФ для случаев, «когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами». Как часть фонда оплаты труда они включаются в расходы по налогу на прибыль и УСН и облагаются НДФЛ.
Чтобы подтвердить право на вычет расходов на основании ст. 255, п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ, нужно убедиться, что внутренние положения организации, которые регламентируют выплаты работникам, являются частью трудового договора. Например, в трудовые договоры можно включить такое положение: «Работнику могут выплачиваться стимулирующие и компенсационные выплаты. Размер и порядок таких выплат устанавливаются в соответствии с настоящим договором, дополнительными соглашениями к нему, действующими в организации положениями и иными локальными нормативными актами, в том числе положениями, регламентами, приказами и другими документами. Локальные нормативные акты, в соответствии с которыми осуществляются такие выплаты, являются неотъемлемой частью настоящего договора».
Выплаты социального характера, которые основаны на коллективном договоре и не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий выполнения самой работы, не считаются вознаграждением за труд. А значит, не облагаются страховыми взносами. Такой вывод поддержан судами (Постановление Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 г. № 17744/12 и Определение СКЭС ВС РФ от 25.03.2015 г. № 309-КГ15-602, от 24.09.2018 г. № 310-КГ18-14056, а также Постановление 9ААС № 09АП-39743/2020 по делу А40-147489/19).
Здесь вы найдете комплект документов для оформления расходов на услуги такси для поездок дом — работа — дом как выплат социального характера. В этой ситуации важно вести персонифицированный учет, а также контролировать маршруты между местом работы и местом жительства каждого сотрудника. Только так поездки могут быть включены в расходы организации.
Стоимость поездок сверх лимита и нецелевых поездок удерживают из зарплаты сотрудников на основании заявления. Их стоит собрать заранее.
Обратите внимание, что Трудовой кодекс запрещает платить в натуральной форме более 20% начисленной работнику за месяц зарплаты. Поэтому в случае с низкооплачиваемыми специалистами важно контролировать, чтобы затраты на поездки не превысили эту величину.
Бухгалтерские проводки в ситуации 3
Дт 20 (26, 44) Кт 70 — отражены подтвержденные расходы в пределах лимита.
Дт 19 Кт 60 — отражен НДС по услугам такси на основании полученного счета-фактуры.
Дт 68.02 Кт 19 — вычет НДС по счету-фактуре агрегатора в части подтвержденных поездок и сумм в пределах лимита включен в книгу покупок.
Дт 60 Кт 51 — оплачены услуги агрегатора.
Дт 70 Кт 60 — согласно отчету агрегатора распределены затраты по сотрудникам в пределах лимита.
Дт 70 Кт 68.01 — отражен НДФЛ с услуг такси в пределах лимита.
Дт 73 Кт 60 — отражена стоимость нецелевых поездок и поездок сверх лимита, которые оплачивает сотрудник.
Дт 73 Кт 19 — отражен НДС по поездкам, стоимость которых удерживается из зарплаты сотрудника (поездки сверх лимита, нецелевые поездки).
Налоги в ситуации 3
Включить в расходы для налога на прибыль и УСН оплату услуг такси по маршруту дом — работа — дом в пределах лимита как выплату социального характера можно на основании ст. 255 и п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ и локального нормативного акта компании, по которому они считаются расходами на оплату труда. Плательщики УСН также могут включить в затраты расходы на такси по этому же основанию (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
НДС, выставленный агрегатором в стоимости поездок в пределах лимита, можно включить в книгу покупок (предъявить к вычету) на основании п. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ.
Расходы на такси как выплата социального характера в пределах установленного лимита облагаются налогом на доходы физических лиц. Страховыми взносами эти выплаты не облагаются на основании судебной практики по указанным выше причинам. Превышение лимита не облагается страховыми взносами и НДФЛ, поскольку такие поездки оплачивает работник, а значит, они не являются его доходом. Для того, чтобы удержать стоимость услуг такси сверх лимита, нужно получить письменное заявление сотрудника — желательно заранее.
Ситуация 4. Поездки по личным целям, исключая поездки дом — работа — дом
Некоторые компании разрешают сотрудникам пользоваться такси без подтверждения служебной необходимости и оплачивают эти расходы из чистой прибыли. Например, когда поездки на такси включены в соцпакет организации или для снижения риска заражения в период эпидемии. В этой ситуации не нужно собирать большой пакет документов для включения затрат в расходы. Компенсация в таком варианте считается оплатой труда и поэтому облагается страховыми взносами и НДФЛ.
Чтобы снизить риск доначисления НДС на стоимость указанных поездок, нужно убедиться, что внутренние положения организации, которые регламентируют выплаты работникам, являются частью трудового договора. Например, в трудовые договоры можно включить такое положение: «Работнику могут выплачиваться стимулирующие и компенсационные выплаты. Размер и порядок таких выплат устанавливаются в соответствии с настоящим договором, дополнительными соглашениями к нему, действующими в организации положениями и иными локальными нормативными актами, в том числе положениями, регламентами, приказами и другими документами. Локальные нормативные акты, в соответствии с которыми осуществляются такие выплаты, являются неотъемлемой частью настоящего договора».
Обратите внимание, что Трудовой кодекс запрещает платить в натуральной форме более 20% начисленной работнику за месяц зарплаты. Поэтому в случае с низкооплачиваемыми специалистами важно контролировать, чтобы затраты на поездки не превысили эту величину.
Бухгалтерские проводки в ситуации 4
Дт 91 (20, 26, 44) с субконто «не принимаемые для налогообложения») Кт 70 — отражены расходы, связанные с оплатой услуг такси по личным целям в пределах лимита.
Дт 60 Кт 51 — оплачены расходы агрегатору, включая НДС.
Дт 70 Кт 60 — согласно отчету агрегатора распределены затраты по сотрудникам в пределах лимита.
Дт 73 Кт 60 — отражена стоимость поездок сверх лимита, которую возмещают сотрудники.
Дт 70 Кт 68.01 — отражен НДФЛ со стоимости поездок в пределах лимита.
Дт 20 (26, 44) Кт 69 — начислены страховые взносы на стоимость поездок в пределах лимита.
Налоги в ситуации 4
Включить в расходы для налога на прибыль и УСН сами выплаты невозможно, поскольку они идут из чистой прибыли организации. При этом страховыми взносами и НДФЛ услуги такси облагаются в пределах лимита. Суммы страховых взносов уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на основании подп. 1 п. 1 стр. 264 Налогового кодекса РФ и УСН на основании подп. 7 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ (письма Минфина России от 28.06.2017 г. № 03-03-06/1/40670, от 17.10.2016 г. № 03-04-06/60254, от 14.10.2016 г. № 03-03-06/1/60067). Услуги такси сверх лимита оплачиваются за счет сотрудника и не облагаются НДФЛ и страховыми взносами как суммы, которые удерживаются из зарплаты. Письменное заявление об удержании из зарплаты стоимости таких поездок лучше получить от сотрудников заранее.
Ситуация 5. Поездки гостиница — объект — гостиница во время командировки
В командировке сотрудникам удобнее использовать такси: так они не будут тратить время на изучение схемы движения общественного транспорта, а займутся решением своих непосредственных задач. При работе с федеральными агрегаторами не нужно заключать новый договор в каждом городе, куда едет командированный сотрудник: он будет пользоваться приложением, как и раньше, выбирая способом оплаты Бизнес-аккаунт.
В варианте с поездками внутри командировки есть риск, что налоговые органы попытаются квалифицировать их не как бизнес-расходы, а как расходы на проживание в командировке, которые покрываются суточными. К сожалению, виды расходов, которые действительно покрываются суточными, в законодательстве не конкретизированы. Есть судебное решение, которое утверждает, что суточные по своей правовой природе призваны компенсировать экономные расходы командированного работника на питание (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 22.05.2017 г. № Ф08-3133/2017 по делу № А32-2698/2016). Тем не менее, расходы на такси без должного обоснования также могут быть квалифицированы как расходы, связанные с проживанием в командировке, а значит уже включенные в суточные.
Чтобы этого избежать, нужно документально подтвердить, что расходы на такси не просто связаны с командировкой, а понесены в интересах работодателя и с его разрешения. В этом случае компания сможет ссылаться на то, что возмещению работнику подлежат любые расходы, которые работник произвел во время командировки с согласия работодателя (ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749).
Чтобы подтвердить, что расходы на поездки внутри командировки были понесены в интересах работодателя, а не работника (то есть показать служебную необходимость таких поездок), нужно контролировать маршрут сотрудника и соотносить его с целью командировки. Например, с помощью служебной записки или календаря, как в ситуации 1.
Таким образом, согласованные с работодателем расходы на такси в бизнес-поездке должны быть оплачены как расходы, связанные с командировкой. Эти затраты могут быть включены в состав расходов для целей налогообложения налогом на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
Бухгалтерские проводки в ситуации 5
Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.
Дт 60 Кт 51 — оплачены услуги агрегатора.
Дт 19 Кт 60 — отражен НДС по услугам такси на основании полученного счета-фактуры.
Дт 68.02 Кт 19 — вычет НДС по счету-фактуре агрегатора в части рабочих поездок и сумм в пределах лимита включен в книгу покупок.
Дт 73 Кт 60 — отражена стоимость поездок, служебная необходимость которых не подтверждена, а также деловых поездок сверх лимита, если он был установлен (удерживается из зарплаты сотрудника).
Дт 73 Кт 19 — отражен НДС по поездкам, стоимость которых удерживается из зарплаты сотрудника (поездки с неподтвержденной служебной необходимостью и деловые поездки сверх лимита).
Налоги в ситуации 5
Включить затраты на служебные поездки в командировке в расходы для налога на прибыль можно на основании подп. 12, 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (Расходы на командировки, другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией). При этом в подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ установлен открытый перечень расходов на командировки (при перечислении расходов использован оборот «в частности»). Подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ является вторым основанием для включения затрат на услуги такси внутри командировки в расходы.
У организаций, уплачивающих УСН, такого маневра нет: они могут списать затраты на такси внутри командировки только на основании подп. 13 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ, который также содержит открытый перечень расходов на командировки.
НДС со стоимости услуг агрегатора по поездкам внутри командировки принимается к зачету в стандартном порядке (п. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ).
Зарплатными налогами расходы на такси не облагаются: это расходы, понесенные для целей компании, а не физического лица. Нецелевые поездки и поездки сверх лимита (если он был установлен) оплачивают сотрудники. Стоимость поездок удерживают из их зарплаты на основании заявлений, которые лучше собрать заранее.
Ситуация 6. Поездки до/из аэропорта или вокзала в командировке
Законодательство позволяет включать поездки на такси между домом или работой и аэропортом (вокзалом), а также аэропортом (вокзалом) и местом проживания (гостиницей) в расходы по налогу на прибыль и по УСН. Главное — подтвердить документами факт командировки и маршрут поездки. Такими документами считаются приказ о направлении в командировку с указанием пункта назначения и дат отбытия и возвращения, а также отчет о командировке.
Бухгалтерские проводки в ситуации 6
Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.
Дт 60 Кт 51 — оплачены услуги агрегатора.
Дт 19 Кт 60 — отражен НДС по услугам такси на основании полученного счета-фактуры.
Дт 68.02 Кт 19 — вычет НДС по счету-фактуре агрегатора по поездкам, относящимся к командировке, включен в книгу покупок.
Дт 73 Кт 60 — отражена стоимость поездок, в которых маршрут и даты не соответствуют приказу о направлении в командировку и билетам, а также поездок сверх лимита, если он был установлен (удерживается из зарплаты сотрудника).
Дт 73 Кт 19 — отражен НДС по поездкам, стоимость которых удерживается из зарплаты сотрудника (поездки сверх лимита и поездки, в которых маршрут и даты не соответствуют приказу о направлении в командировку и билетам).
Налоги в ситуации 6
Включить затраты на поездки в аэропорт (на вокзал) или из него в расходы для налога на прибыль можно на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (Расходы на командировки). Сумму НДС по услугам агрегатора, которые относятся к командировке, можно включить в книгу покупок (п. 2 ст. 171, ст. 172 НК РФ).
Компании, уплачивающие УСН, могут списать затраты на подобные поездки на основании подп. 13 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ.
Социальными взносами и НДФЛ расходы на такси также не облагаются — как расходы, понесенные для целей организации, а не физического лица. Нецелевые поездки или поездки сверх лимита (если он был установлен) оплачивает сотрудник. Их стоимость удерживается из заработной платы на основании письменного заявления, которое лучше получить от него заранее.
Ситуация 7. Обезличенные поездки на такси
Если ваша компания не может вести персонифицированный учет расходов на такси, оформлять указанные выше документы и контролировать маршрут и цель поездок, выходом станет договор на использование службы такси на иное лицо — например, аффилированную организацию, которая оплатит поездки сотрудников вашей компании. Мы не рекомендуем вводить такую схему оплаты услуг такси: это может привести к доначислению НДС за оказание безвозмездных услуг физическим лицам, штрафам по НДФЛ и страховым взносам и начислению НДФЛ для ваших сотрудников. Однако на практике эта схема широко используется.
Бухгалтерские проводки в ситуации 7
Дт 60 Кт 51 — оплачены расходы агрегатору.
Дт 91 (субконто «не принимаемые для налогообложения») Кт 60 — отражен акт выполненных работ агрегатора.
Дт 19 Кт 60 — отражена стоимость НДС по услугам такси.
Дт 91 (субконто «не принимаемые для налогообложения») Кт 19 — НДС включен в состав внереализационных расходов.
Налоги в ситуации 7
Включить такие выплаты в расходы для налога на прибыль и УСН невозможно, так как они осуществляются из чистой прибыли. Входной НДС не принимается к вычету.
Как видите, использование услуг такси для компании можно оформить разными способами. Вы всегда можете гибко настроить их под требования вашей организации, выбрав подходящее вам сочетание административной и налоговой нагрузки.