Корпоративная карта что это такое
Корпоративная карта: плюсы и минусы
Корпоративные карты — популярный у бизнеса банковский продукт. По функционалу они похожи на обычные персональные, но использовать их надо по определенным правилам. В статье расскажем, как оформить такую карту, в чем нюансы использования для ИП и ООО, проанализируем плюсы и минусы этого средства платежа.
Что такое корпоративная карта?
Корпоративная карта — платежный инструмент, привязанный к расчетному счету ИП или компании. Это современный аналог выдачи денег под отчет, только быстрее, без бумажного оформления и кассы.
Как оформить корпоративную карту?
Выпускает корпоративную карту банк, где у клиента есть расчетный счет или где клиент планирует его открыть под карту. Порядок оформления корпоративных карт зафиксирован в Положении ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием».
Чтобы получить карту, будущий держатель пишет заявление и прилагает к нему определенный перечень документов, который банк устанавливает самостоятельно.
К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Пользователями могут быть директор, бухгалтер, секретарь, а также работники, которые регулярно ездят в командировки. Чтобы сотрудники не тратили лишнего, на корпоративных картах устанавливают лимит на снятие и расходование средств. Определяет его размер либо банк, либо владелец расчетного счета.
Корпоративные карты бывают:
На что можно тратить деньги с корпоративной карты
Правила расходования средств с карты зависят от формы собственности и выбранной системы налогообложения.
Правила для ИП
Деньги на расчетном счете принадлежат ИП, и тратить их можно как на личные нужды, так и для предпринимательской деятельности. Это признал Конституционный суд в п. 4 Постановления от 17.12.1996 № 20-П и подтвердили Банк России в Письме от 02.08.2012 № 29-1-2/5603 и Минфин РФ в Письме от 19.04.2016 № 03-11-11/24221. Тонкости заключаются в режиме налогообложения:
Правила для юрлиц
Юридические лица вправе оплачивать корпоративной картой только потребности компании: товары, работы, услуги, мебель в офис, канцтовары, офисную технику, командировочные расходы, ГСМ для автомобилей и др. Главное — сохранять чеки и квитанции, которые подтвердят расходы с корпоративной карты. Они понадобятся при сдаче авансового отчета. Факт оплаты в интернете можно подтвердить выпиской из банка и письменной объяснительной. За снятые с карты наличные тоже нужно отчитаться.
Непотраченную наличку нужно вернуть в компанию — бухгалтер зафиксирует это в приходном ордере.
Онлайн-бухгалтерия для самостоятельных предпринимателей, которые не разбираются в бухгалтерии. Начинающим ИП — год в подарок!
Нельзя использовать корпоративную карту для следующих операций:
Корпоративные карты: плюсы и минусы использования
Минусов не так много, но они есть:
Подведем итоги. Плюсов у карты значительно больше, чем минусов. Если соблюдать все правила пользования, то корпоративная карта — достаточно удобный платежный инструмент. Большую часть финансовых операций выполняет банк, а вы можете сконцентрироваться на развитии своего бизнеса.
Опрос
Пройдите небольшой опрос и помогите сделать действительно нужную карту для бизнеса.
Использует ли ваша компания корпоративную карту банка?
Корпоративная карта
Корпоративная карта – банковская карта, привязанная к счету юрлица. Предназначена для оплаты расходов, связанных с хозяйственной или основной деятельностью компании, в том числе накладных, представительских, транспортных и командировочных расходов, а также получения наличных денежных средств. По своей сути корпоративная карта представляет собой аналог денежных средств, выданных под отчет. Может быть как дебетовой, так и кредитной.
Для оформления карточки юрлицу необходимо заключить с банком договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, где отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться этими картами. К договору следует приложить заявления сотрудников на выпуск карт и доверенности на них от компании. А также для открытия карточного расчетного счета необходимо предоставить в банк соответствующие документы.
Возможное количество открываемых карт к счету определяется каждым банком по своему усмотрению.
Плюсы использования корпоративных карт для организации:
— сокращение операционных расходов и времени, связанных с выдачей подотчетных сумм. Компании не надо получать в банке наличные денежные средства на хозяйственные расходы, а также осуществлять их доставку и хранение;
— не надо покупать инвалюту для заграничных командировок или открывать валютный счет, а также не требуется оформления деклараций при пересечении границ. Денежные средства будут списываться с карточного счета компании с автоматической конвертацией в валюту той страны, в которой находится держатель карты;
— управление и контроль за расходами компании. Возможность установления лимитов по картам и подключение СМС-информирования позволяют в режиме реального времени контролировать расход денежных средств уполномоченным сотрудником. Например, организация может в любое время пополнить карту или увеличить лимит по операциям командированного сотрудника. Также банк предоставляет компании детальную выписку по операциям с использованием карт. За счет этого бухгалтерия компании может контролировать целевое расходование средств сотрудниками;
— с помощью карты можно совершать покупки в сети Интернет;
— круглосуточный доступ к денежным средствам на счете организации. Возможность в любое время получать наличные в банкоматах;
— возможность прикрепить все корпоративные карты к одному карточному счету с единым расходным лимитом для всех сотрудников организации или все корпоративные карты разделить на группы со своим расходным лимитом;
— снижение риска потери или кражи наличных денежных средств. При утрате карты клиент может ее заблокировать, сохранив средства;
Также, в зависимости от типа карты и программы банка, корпоративные карты имеют определенные виды скидок и льгот.
Корпоративная карта: как не попасть на проблемы с налоговой и банками
Это пластиковая карточка, которая привязана к расчетному счету в банке открытому ИП. Есть карты, которые напрямую привязаны к расчетному счету и баланс на одной равен балансу на другой. Чтобы ей рассчитаться никаких дополнительных действий не нужно, просто она должна быть с собой, чтобы в любом месте вы могли ею расплатиться.
Есть другой вид, у такой карты отдельный счет: чтобы рассчитаться по ней за покупку в магазине, вам нужно заранее перевести деньги с расчетного счета ИП на счет карты.
В разных банках разные тарифы на обслуживание таких карт, не забывайте об этом, когда открываете счёт. Обязательно уточняйте про комиссии, которые будут идти в банк за переводы по корпоративной карте и снятие наличных. Опять же, не все карты поддерживают снятие. Это лучше уточнить сразу, а в некоторых банках комиссия за снятие наличных огромная или есть лимит на такие операции.
Корпоративная карта может быть именной для каждого сотрудника отдельно, а может быть моментальной и не содержать личной информации. Ими можно пользоваться любому, у кого она в руках, главное, чтобы это был сотрудник организации, а не просто родственник ИП.
Что делать с корпоративной картой и зачем она нужна?
В рамках деятельности, можно расплачиваться ей через интернет-переводы, например, за рекламу в Яндексе. С помощью корпкарты можно оплатить любой представительский, командировочный расход, оплатить купленную канцелярию в магазине, сотовую связь и т.п.
Главное для налоговой помнить одно золотое правило: сохранять документы по каждой проведенной по корпоративной карте покупке. Вовремя отправлять их бухгалтеру.
Какие расходы по корпоративной карте не вызовут вопросов у налоговой?
Скажем, личное приложение для ускорения работы интернета или средства защиты, роутер, усилители, модемы не всегда идут в учет, если работают у в квартире, а не в офисе, нужны в личных целях.
Задача при принятии в учет расходов по корпоративной карте — разделить личные и рабочие расходы. В итоге, не придется объяснять налоговой и банку, почему средства ушли с карты на те или иные цели, соблюдать документальное подтверждение так же обязательно. Нет бумаги — нет расхода в учете.
Еще одна задача этих расходов — это увеличение прибыли. Все что не приносит прибыль прямо или косвенно, сразу убираем из расходов к учету.
ИП может тратить с корпоративной карты деньги и на личные нужды. Законодательство не предусматривает ограничений на этот счёт.
Если ИП на патенте или УСН-6%, то для налоговой не имеет значения, куда идут расходы с корпоративной карты. ИП на ОСНО и УСН-15% может учесть расход в целях деятельности в отчете, если подтвердит их документами. Налоговая не откажет в уменьшении налога, главное отчитаться вовремя.
Как отразить в учете расходы по корпоративной карте?
Как избежать блокировки корпоративной карты?
На самом деле, для блокировки гораздо больше критериев у банка и самое интересное, что все они выходят автоматически при просмотре банковской выписки, а также ставят красную отметку на такого рода операции. Репутация ИП и рейтинг надёжности падает, и банковская программа выдает блок.
А личная карта — она зачем?
Осуществлять переводы другим физическим лицам без риска блокировки и пояснения перед налоговой, все эти расходы не пойдут ни в один отчёт по ИП для налоговой. Они не уменьшают налоги. Но как раз эта карта и даёт право личных платежей без ограничений и опасений перед банком. По ней тоже есть, скорее всего, свои лимиты, которые банк при выдаче должен озвучить. Плюс ее обслуживание не бесплатное и она сама несет дополнительный расход в виде комиссии банку. Но она дает много преимуществ, в том числе популярные сейчас «кэшбэк» в магазинах партнёрах. По снятию наличных тоже лимит свой, но соблюдая его, вы всегда снимайте наличные без проблем на личные нужды, при этом никаких документов и отчетов по ней не нужно.
Личную карту налоговая не проверяет?
Будьте готовы к тому, что можно проверить доход и расход по любой карте, в том числе и по личной.
Как обращаться с корпоративной и личной картами, чтобы их не заблокировали
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Как пользоваться корпоративной картой: ликбез для руководителя, подсказка бухгалтеру
Корпоративные карты давно заменили организациям чековые книжки и выдача наличных под отчет тоже уходит в прошлое. Но пользоваться бизнес-картами нужно не так, как обычными дебетовыми. Сегодня мы расскажем о том, кому можно доверить корпкарту, на что можно тратить с нее деньги, чем подтвердить расходы, почему бухгалтер недоволен некоторыми тратами и при чем тут 115-ФЗ.
Под корпоративными картами понимаются любые карты, которые используются в бизнес-целях. По типу они делятся на дебетовые и кредитные, по используемой валюте на рублевые и валютные, по персонификации на именные и неименные.
Какими бывают бизнес-карты
Рублевые дебетовые карты используются для обычных расчетов, например, покупки канцелярии, оплаты гостиницы в командировке и т.п., при этом расходуются собственные средства организации, в отличие от кредитных, где средства предоставляет банк. Валютные карты применяют в зарубежных командировках.
Именные карты выдаются конкретному сотруднику и могут использоваться только им. Если сотрудник увольняется, карта блокируется.
Неименные бизнес-карты может использовать любой сотрудник организации, который ее получит. Например, в компании несколько сотрудников, которые иногда ездят в командировки, они могут передавать карту друг другу.
Порядок пользования неименной картой лучше прописать во внутреннем регламенте организации, чтобы не возникало путаницы. Каждый работник должен отчитываться за совершенные траты.
Как открыть корпкарту
Можно просто получить карту, привязанную непосредственно к расчетному счету, либо открыть отдельный карточный счет, к которому привязывается одна или несколько карт.
Первый вариант — для руководителя компании, второй — для сотрудников. Бухгалтеру и руководителю легко контролировать расходы и устанавливать ограничения (лимиты) для подотчетных лиц с использованием карт. А все движения по счетам отражаются в выписке.
Как пользоваться бизнес-картой, нужна ли для этого доверенность
Выдача корпоративной карты регулируется внутренними регламентами компании, мы уже упоминали, что именные карты не должны передаваться другому лицу, для прочих таких ограничений нет.
Использовать корпоративную карту можно только в рабочих целях, для личных покупок — собственные карты. Не забывайте, что фактически покупки совершаются со счета организации и отвечать за расходование денег компании придется в т.ч. ее директору.
На что расходовать деньги с бизнес-карты можно, а на что — нет
Нельзя использовать для следующих целей:
Оговоримся, что вышеуказанные правила актуальны для организаций. ИП может пользоваться корпоративной картой с большей свободой, т.к. средства на его счете являются финансами физлица.
Как отчитаться за покупки
За расходы по карте должно отчитаться ответственное (подотчетное) лицо, которое ее использовало. Если картой пользовались несколько сотрудников, то каждый отчитывается за себя.
Первичные документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ или того государства, где совершена покупка или оплата (если речь о валютной карте для загранпоездок).
Срок сдачи отчета зависит от внутренних положений организации, его определяет руководитель. Срок может быть указан в приказе на выдачу подотчета, если работник пишет заявление с просьбой предоставить ему корпкарту для расчетов, то срок и лимит расчета руководитель может указать в визе на заявлении.
Бухучет — проводки по корпкартам
Учет расчетов по корпоративным картам ведется по счету 55.
Вот несколько примеров проводок для отражения операций, связанных с бизнес-картами:
Дебет 55 Кредит 51 — пополнение корпоративной карты с расчетного счета;
Дебет 71 Кредит 55 — сотрудник произвел расход с карты или снял наличные (до предоставления отчета);
Дебет 10, 41, 44, 60, 76 Кредит 71 — получен отчет сотрудника по расходам, они разнесены по бухгалтерским счетам по видам затрат;
Дебет 50 Кредит 71 — сотрудник вернул часть неистраченных наличных средств;
Дебет 51 Кредит 55 — средства со счета корпкарты возвращены на расчетный счет организации.
Плюсы и минусы корпоративной карты по сравнению с обычным подотчетом
Не нужно постоянно контролировать выдачу и возврат подотчетных средств, достаточно установить правила — на что и в каком пределе может тратить деньги сотрудник, допустим, в течение месяца.
Покупки и оплата через интернет становятся доступнее.
Получать наличные средства со счета можно быстрее, чем если запрашивать их в банке по чековой книжке. Вносить средства также можно через банкоматы.
Для пользователей бизнес-карт часто действуют различные акции, скидки, предоставляется кэшбэк за покупки и другие бонусы.
Если не подтвердить расходы по карте документами, неподтвержденные суммы придется вернуть или заплатить с них НДФЛ 13%, а организации придется еще и перечислить страховые взносы, т.к. эти суммы ФНС признает доходом физлица, использовавшего карту.
Подводя итог, можно сказать, что при правильном использовании корпоративная карта — инструмент, с помощью которого можно легко контролировать расходы подотчетных лиц, ускорить бизнес-процессы и наладить оперативные расчеты за товары и услуги с поставщиками.
Что такое корпоративная карта организации и как ей пользоваться
Корпоративные карты — это аналог наличных денег под отчет и чековой книжки, только без документов и кассы.
Из этой статьи вы узнаете:
Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды
Существует три способа выдачи денег с расчетного счета:
Деньги под отчет используются для нужд компании, которые по каким-либо причинам неудобно оплатить по безналу: покупка офисной канцелярии, картриджей для принтера, бензина, билетов в театр для партнеров компании, командировочные расходы и т. д.
Чтобы выдавать наличные под отчет, в организации должны быть касса и кассир.
Деньги выдают конкретному сотруднику на определенные нужды. Для этого сотрудник пишет заявление, бухгалтер выдает расходный ордер и запрашивает деньги в кассе организации.
Когда сотрудник потратит выданные деньги, он должен отчитаться — представить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, билеты и т. д.
Чековая книжка подходит для индивидуальных предпринимателей и организаций, в которых не установлена касса. С помощью чековой книжки можно выписать сумму для работника, которую выдадут с расчетного счета в кассе банка.
Корпоративная карта позволяет выдавать деньги сотрудникам без документов и кассы. Выдайте сотруднику карту, переведите на нее деньги с расчетного счета компании — и все.
Как работает корпоративная карта
Для корпоративной карты банк открывает отдельный карточный счет, на который вы переводите деньги с расчетного счета вашей компании. Установить лимиты на снятие наличных при проведении операций по безналу может Банк или владелец расчетного счета.
К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Корпоративные карты всегда именные, поэтому пользоваться ими может только держатель, давать карту другим людям нельзя.
Как открыть корпоративную карту и кому сообщить об этом
Корпоративная карта открывается в банке по заявлению клиента, при этом для юридического лица открывают специальный карточный счет. Об открытии такого счета банк уведомляет налоговую службу самостоятельно. Сообщать об открытии счета ФСС и ПФР не нужно, это требование было отменено в 2014 году поправками в 59-ФЗ.
Как пользоваться корпоративной картой
Корпоративная карта работает как обычная банковская карта физического лица: ей можно оплачивать покупки в магазинах, интернете и снимать наличные в банкомате. Оплачивайте корпоративной картой только нужды компании, для личных целей ее использовать нельзя.
Сохраняйте все чеки и квитанции, подтверждающие покупки с использованием корпоративной карты: они пригодятся при сдаче авансового отчета. Для отчетности о покупках в интернете достаточно выписки из банка и письменной объяснительной от сотрудника.
Что можно оплачивать корпоративной картой
Что нельзя оплачивать корпоративной картой
Важно помнить, что все покупки и снятия наличных фиксируются в выписке по счету корпоративной карты, и за каждое действие вам придется отчитаться: использовать корпоративную карту в личных целях нельзя.
За снятые наличные отчитываться тоже нужно: предоставьте чеки и письменные объяснения. Если сняли и не потратили, то деньги нужно вернуть в бухгалтерию — это будет зафиксировано в приходном ордере.
Аналогичная ситуация с выдачей заработной платы другому сотруднику. Нужны документы, подтверждающие факт целевого использования денег компании, которых в данном случае получить невозможно: сотрудник вам чек не выдаст, а значит для бухгалтерии вы потратили деньги не на нужды компании.
В социальные службы и внебюджетные фонды платеж с карты не поступит: онлайн-банк такие платежи не проводит и выдает ошибку. Оплачивать социальные взносы придется с расчетного счета юридического лица через банковскую систему документооборота.
Если корпоративные деньги растрачены, то их удержат из вашей зарплаты в том же размере, еще и оштрафуют за нарушение порядка подачи отчетов. Это правило распространяется на всех работников компании, в том числе генерального директора.
Как пополнить корпоративную карту
Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации: просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания «Интернет-Клиент» платежное поручение с назначением «Перевод на корпоративную карту». Денег можно зачислять сколько угодно, а потратить — 100 000 рублей в день со всех корпоративных карт. В Банке SIAB это ограничение распространяется в сумме на снятие наличных и безналичные операции.
Наличными через терминал или переводом с другой карты корпоративную карту пополнить нельзя.
Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет
Как отчитываться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных с корпоративной карты
Руководитель компании может учредить свой порядок отчетности.
Потребуется сдать авансовый отчет, объяснительную и документы, подтверждающие покупки: чеки, квитанции, выписку из банка (для подтверждения онлайн-покупок).
Что будет, если не подать отчет о расходах по карте
Будет штраф, а подотчетную сумму удержат из зарплаты, но в пределах среднемесячного заработка — удерживать больше незаконно. В дальнейшем в выдаче карты недобросовестному сотруднику могут отказать — но это на усмотрение организации.
Резюме о корпоративных картах: плюсы и минусы, по сравнению с наличкой под отчет и чековой книжкой
Сравнение способов выдачи денег с расчетного счета организации