Конференц колл что это
Семь правил эффективного конференц-колла
Семь правил эффективного конференц-колла
Бизнесмены по всему миру пользуются услугами конференц-связи уже более 35 лет, однако до сих пор не всегда могут уверенно назвать правила, принципы и процедуры, гарантирующие достижение поставленных деловых целей при помощи этой технологии. По большому счету, универсальный метод на сегодняшний день эмпирический, то есть, по сути, метод проб и ошибок. При этом, по данным ряда исследований, многие работники считают конференц-колл самым неприятным и нежелательным способом коммуникации с деловыми партнерами. Авторы ряда специализированных пособий и основатели конференционной компании Lead Great Meetings Байрон Ван Арсдэйл и Бернис Росс раскрывают профессиональные секреты проведения результативных деловых встреч и общения при помощи современных информационных технологий.
Прежде всего, они отмечают, что, каким бы ни был профессиональный уровень участника конференц-связи, его риторические и ораторские способности, решающую роль всегда играет акустика. Это и возможности того помещения, где проводится виртуальная конференция, и способности на слух воспринимать те или иные особенности, которые могут служить невербальными сигналами модуляцию и интонацию голоса, темп речи.
Г-н Ван Арсдэйл и г-жа Росс определили семь стратегий-советов для успешного проведения конференц-колла, который поможет завладеть вниманием всех участников и в равной степени привлечь всех к обсуждению обозначенных вопросов и проблем.
1. Пользуйтесь обычными стационарными телефонами. Если вы организуете и проводите конференц-связь и являетесь главным спикером, по возможности используйте пусть несколько старомодные, но надежные средства телефонной связи. Прежде чем выступать в защиту более экономной IP-телефонии или настаивать на необходимости вести переговоры по мобильному телефону, спросите себя, готовы ли вы потерять от 20 до 50% процесса общения.
В качестве примера можно привести следующую реальную ситуацию: исполнительный директор одной крупной компании, выступавшая модератором конференц-колла, решила использовать внутреннюю систему IP-телефонии своей компании, отказываясь «возвращаться в мрачное средневековье» и устанавливать городскую телефонную связь. Однако в итоге ее речь была настолько искажена и исковеркана, что участники смогли разобрать лишь примерно 40% сказанного. Все это происходило в то время, когда компания планировала активно проводить тренинги по использованию IP-телефонии, которую собиралась сделать основой внешней и внутрикорпоративной коммуникации. Но после того, как директор прослушала запись разговора, она приняла решение установить систему наземных линий телефонной связи.
2. Старайтесь не перекрикивать и не заставлять молчать своих собеседников. Чаще всего так происходит, когда вы или кто-либо другой в ходе звонка использует спикерфон в телефонном аппарате, то есть громкоговорящую связь. Помимо этого, спикерфоны существенно понижают качество связи вследствие усиления фонового шума и помех. В этой ситуации необходимо внимательно следить за качеством звука и обратиться к помощи специальной гарнитуры для подавления шумов.
3. Вовлекайте в разговор тех, кто успел к вам присоединиться до начала конференц-связи. Не ждите, пока «первые прибывшие» начнут обсуждать погоду или прошедший футбольный матч задайте самому раннему участнику несложный вопрос по официальной теме, стоящей на повестке конференц-колла. По мере того, как на связь будут выходить все новые участники разговора, задавайте им тот же вопрос и вовлекайте в коллективную дискуссию.
4. Следуйте основным правила делового этикета. Отсутствие универсальных правил вежливого общения ключевая проблема, приводящая к резкому снижению эффективности конференц-связи и даже хаосу, поскольку в отсутствие установленных норм люди начинают создавать собственные. Для того, чтобы максимизировать результативность делового разговора, необходимо четко и ясно очертить рамки поведения всех участников. Три наиболее важных и универсальных пункта, которые можно выделить, заблаговременно выходить на связь, вовремя вступать в разговор, а также вовремя заканчивать свое выступление.
5. Называйте свое имя первым. Этот совет может показаться излишним и несущественным, особенно если конференц-колл проводится между коллегами, которые уже знают друг друга. Однако всегда есть вероятность того, что кто-то перепутает чей-то голос или не сможет его четко идентифицировать, тем более когда в конференц-связи участвует более Кроме того, существует опасность разделения участников звонка на «своих» и «чужих» в том случае, если кто-то участвует впервые и не знаком со всеми остальными, уже хорошо представляющими своих собеседников и узнающими их голоса. Поэтому важно всегда представляться в самом начале конференц-колла, когда на связь выходит новый участник, а также когда вы хотите выступить с комментарием.
6. Используйте паузы ключевой инструмент в арсенале модератора конференц-связи. Не бойтесь кого-либо прервать, если у вас проблемы со связью, техникой или если кто-то начинает повторяться, говорить лишнее или не по теме необходимо всегда следить, чтобы конферен-колл шел в соответствии с намеченным планом и графиком. К примеру, если кто-либо из спикеров начинает уходить в ненужное направление или буквально монополизирует разговор, смело, но вежливо останавливайте его, называя имя и предлагая сделать паузу «буквально на секунду. Мы сейчас обсуждаем тему N. Что вы можете по ней добавить?» или «Можете подытожить/резюмировать все сказанное вами в одном предложении?».
7. Меняйте тональность и ход делового общения при помощи наводящих и уточняющих вопросов. Вместо того, чтобы просто переходить от одного пункта повестки конференц-колла к другому, используйте вопросительные слова «как», «что», «зачем», задавайте как открытые, так и закрытые вопросы иными словами, старайтесь создать эффект и атмосферу вовлеченности, деятельного участия и взаимодействия.
Как быстро и правильно организовать конференц-связь
Одним из удобных, полезных способов коммуникаций является конференц-связь. Этот вариант связи подходит для ведения различного рода деятельности, как коммерческой, так и некоммерческой. Благодаря ему можно коллективно принимать различные решения, объединяя между собой группу людей более 3-х человек, находящихся в разных местах. Существует несколько способов организации конференц-связи, которые будут рассмотрены далее.
Стандартная опция на мобильном телефоне
Провести групповой звонок можно с помощью смартфона. Чтобы это сделать, необходимо:
Благодаря такому способу, к конференции можно подключить до 5 человек. Это число варьируется, в зависимости от используемого оператора мобильной связи. Такой вид конференции в большинстве случаев скорее всего не подойдет для бизнеса. Его можно использовать в случае, когда необходимо быстро принять какое-либо решение с небольшим количеством участников. А для длительного обсуждения проблем, деловых совещаний или докладов такой способ не подходит. Необходимо помнить, что данный вариант далеко не самый дешевый. Хорошо, если все участники конференции находятся в пределах одного региона, используют услуги одного оператора сотовой связи. А если нет, то разговор влетит в копейку.
Приложения и сервисы
Устроить конференц-колл можно и с помощью приложений, сервисов, найти которые в сети не составит труда. Это и всем известный Skype, и Telegram, и широко использующаяся последнее время платформа Zoom, и Google Meet и многие другие. Такие сервисы в большинстве своем платные. Бесплатные версии имеют ограничение на количество подключаемых участников. Как правило, данные сервисы позволяют подключать к конференции только своих пользователей. То есть, чтобы провести онлайн-конференцию по Skype, у всех участников в обязательном порядке должна быть установлена именно эта программа.
Офисная или облачная АТС
Наиболее профессиональным, прогрессивным и удобным вариантом организации конференц-связи для бизнеса является использование офисной или облачной АТС. Можно выделить следующие плюсы такого способа:
Что нужно для организации конференц-связи
Для того, чтобы создать конференц-звонок с помощью облачной АТС сначала необходимо подключиться к провайдеру IP-телефонии, одним из которых является 1ATS, выбрав наиболее подходящий тариф. Также понадобится компьютер или смартфон, с установленным на них софтфоном, либо SIP-телефоны с функцией конференц-связи. Подключать к конференции можно абонентов стационарной и мобильной сети.
Для подключения к конференции абонента с внешней телефонии, необходимо чтобы в схеме звонков, звонящий имел возможность попасть на «Голосовое меню» или «Ввод добавочного номера». Вход и выход из звонка любого участника никак не отразится на проведение конференции.
Настройки производятся в личном кабинете в разделе «Общие настройки» в пункте «Конференции». Организатор конференц-связи при этом может:
Как начать конференц-звонок
Существует два способа для создания конференц-звонка в облачной АТС:
Для того, чтобы совершить звонок первым способом, необходимо:
Для организации звонка с помощью второго способа необходимо создать виртуальную комнату в личном кабинете, нажав кнопку «Создать конференцию». В появившемся окне параметров следует ввести внутренний номер конференции, ее название и ПИН-код для входа в конференцию. После ввода всех данных сохранить настройки.
Чтобы внешние абоненты могли попасть в виртуальную комнату, нужно в схеме телефонии после действия «Поступил новый звонок» добавить действие «Ввод добавочного номера». После этого схему необходимо сохранить. Теперь внешние абоненты, позвонив на городской номер, могут набрать добавочный номер конференции, введя ПИН-код, и подключиться к конференции. Внутренние абоненты (сотрудники компании) могут напрямую звонить на добавочный номер конференции, набрав ПИН-код.
В виртуальной АТС от 1ATS можно создавать неограниченное количество комнат для конференций с неограниченным количеством участников. По умолчанию стоит ограничение до 10 человек, но, по просьбе клиента, это количество можно увеличить.
Стоимость опции
При подключении виртуальной АТС, услуга конференц-связи предоставляется бесплатно. При организации конференции для корпоративных номеров платить ничего не нужно, а если используются внешние городские, междугородние, международные или номера сотовых операторов, то оплата будет поминутной за каждый такой вызов по тарифам 1ATS. Например, конференция с 3-мя мобильными и одним внутренним номером будет тарифицироваться как три вызова на мобильные.
Конференц-связь во многом способствует улучшению работы компании. Услуга позволяет экономить временные затраты, связанные с передвижением сотрудников к месту совещания, с комфортом для важных партнеров и клиентов организовывать виртуальные переговоры. На сегодняшний день конференц-связь является одной из востребованных, часто используемых услуг связи в различных сферах деятельности.
Как проводить конференц-коллы в режиме home-office
Современный бизнес сложно представить без различного рода переговоров. При удалённом ведении бизнеса, совместные обсуждения становятся не просто одним из вариантов взаимодействия, а необходимостью. И один из популярных способов организации удалённого совещания — групповые звонки.
Open Academy решила разобраться, нужны ли конференц-коллы бизнесу на удалёнке и как их можно оптимизировать.
Что такое конференц-коллы и как их проводят
Конференц-колл — это одновременное общение нескольких собеседников по аудио-связи. Такой формат совещаний предполагает, что:
Для общения участники используют мобильные, стационарные или программные телефоны. Существуют приложения и сервисы, которые позволяют совершать групповые звонки через интернет. Ранее мы писали о сервисах для видеосвязи — большинство из них предусматривает и функцию группового аудио-созвона.
Например, на совещание в Skype можно пригласить даже тех, у кого нет учетной записи:
Для чего нужны конференц-коллы
Использовать конференц-коллы удобно в случаях, когда:
Конференц-связь применима для любых случаев, когда у участников нет возможности встретиться лично.
Например, вы можете применять групповые звонки для таких ситуаций, как:
Но чтобы общение оказалось продуктивным, важно учесть некоторые нюансы.
Плюсы и минусы конференц-коллов
Начнем с очевидных преимуществ. Это:
Что касается недостатков, то основные из них таковы:
Кроме того, есть еще один серьезный минус конференц-коллов — люди хуже запоминают информацию, полученную в речевой форме. В человеческой памяти сохраняется только 15 % информации, полученной в аудио-формате.
При личных встречах, когда одновременно присутствует и звуковой и зрительный контакт, люди воспринимают до 65 % информации. Но это не значит, что от групповых звонков нужно отказаться. Можно вести запись звонков, чтобы участники могли прослушать упущенные моменты. Также на результаты аудио-совещаний влияет качество организации.
Как проводить конференц-коллы эффективно
Начните готовиться к конференц-коллу заранее:
Начало конференц-колла посвятите организаторским вопросам. Представьтесь сами и представьте всех участников. Расскажите, что делать при рассоединении (перезайти, написать вам и пр.). Объясните основные правила беседы, например:
При записи разговора — обязательно скажите об этом. Далее расскажите о цели встречи, зачитайте повестку и предоставьте слово докладчику.
В UberConference у каждого участника есть доступ к микрофону, но чтобы не мешать докладчику можно временно отключить микрофон: